Is mijn maandadministratie compleet?

Baken de maand af voordat je gaat zoeken. Schrijf op welke rekeningen en welke periode je meeneemt, en wanneer je de verzameling hebt uitgevoerd. Nieuwe documenten die daarna binnenkomen kun je als aanvulling apart houden. Let erop dat een factuurdatum en betaaldatum uiteen kunnen lopen. Lever die gegevens aan zoals ze zijn en vraag je boekhouder bij twijfel hoe ze moeten worden beoordeeld.

Gebruik transacties als praktische checklist

Neem het zakelijke bankafschrift of het afgesproken transactieoverzicht erbij. Loop de relevante uitgaven en ontvangsten langs en zoek beschikbare facturen, bonnetjes, creditnota’s of andere onderbouwing. Vergelijk bij een mogelijke koppeling leverancier, bedrag, datum, omschrijving en referentie. Alleen op een gelijk bedrag matchen kan misleiden, zeker bij terugkerende abonnementen of veel voorkomende bedragen.

Verzamel daarnaast documenten zonder zichtbare betaling in die maand. Denk aan openstaande inkoop- of verkoopfacturen, een factuur die later wordt betaald of een betaling die in delen plaatsvindt. Geef die een duidelijke status, zodat je boekhouder ziet waarom er geen directe bankregel naast staat. Ook een betaling zonder passend document blijft onderdeel van de controle; zet die op je open-puntenlijst in plaats van hem te negeren.

Controleer de kwaliteit van bestanden. Zijn alle pagina’s van een pdf aanwezig? Is een gefotografeerd bonnetje scherp en volledig? Bewaar originele downloads waar mogelijk. Een bestelbevestiging, e-mail of betaalbewijs kan aanvullende context zijn, maar vervangt niet altijd een factuur. Houd bron en toelichting afzonderlijk, zodat duidelijk is wat je hebt ontvangen en wat je zelf hebt toegevoegd.

Werk met zichtbare uitzonderingen

Maak een korte lijst van regels die nog aandacht vragen. Noteer datum, leverancier of omschrijving, bedrag, wat ontbreekt en wat je al hebt ondernomen. Bijvoorbeeld: factuur bij leverancier aangevraagd, onbekende kaartbetaling onderzocht of creditnota verwacht. Daarmee ziet je boekhouder direct welke informatie klaar is en waar een vervolg nodig is.

Wees terughoudend met conclusies bij afwijkingen. Een verschil tussen factuur en betaling kan komen door korting, een terugbetaling, wisselkoers of een combinatie van transacties. Bij een mogelijke privé-uitgave of een niet-herkende leverancier verzamel je de beschikbare feiten en vraag je om beoordeling. Maak de lijst niet kunstmatig leeg door een document te koppelen dat slechts ongeveer lijkt te passen.

Kijk ook naar terugkerende documenten. Als dezelfde leverancier iedere maand factureert maar deze maand ontbreekt, noteer dan of je hebt gecontroleerd in e-mail of een portaal. Verwacht niet automatisch dat een document er moet zijn: een abonnement kan zijn gestopt of anders zijn gefactureerd. De open status maakt dat verschil bespreekbaar zonder een aanname vast te leggen.

TransactieMatcher voor maandelijkse voorbereiding

TransactieMatcher helpt om de maand vanuit je bankafschrift voor te bereiden. Na een upload maakt het een checklist van betalingen en verwachte bewijsstukken. Je kunt bestanden uploaden, documenten verzamelen uit verbonden e-mailmailboxen en duidelijke koppelingen beoordelen. De lijst houdt ook betalingen zonder passend document en documenten zonder heldere betaalcontext zichtbaar.

Wanneer je de controle hebt uitgevoerd, kun je een voorbereid pakket downloaden of per e-mail aan je externe boekhouder sturen. TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, maakt geen boekingen in andere software en vervangt de beoordeling van je boekhouder niet. Het dient geen btw-aangifte in. De rol van het hulpmiddel is de overdracht van documenten, context en open vragen overzichtelijk maken.

Niet iedere bron kan automatisch worden geraadpleegd. Beschikbaarheid hangt af van de providers die voor jouw organisatie worden ondersteund en ingeschakeld. Controleer het resultaat daarom altijd zelf, voeg bestanden handmatig toe en laat een regel open als je geen passend bewijsstuk hebt gevonden. Je mailbox- en portalwachtwoorden blijven bij jou of een bevoegde collega, ook als je een pakket deelt.

Houd de maandafsluiting klein

Plan elke maand een vast moment om nieuwe documenten op te slaan en bankregels kort na te lopen. Dan hoef je aan het einde van de maand alleen uitzonderingen te onderzoeken. Deel het pakket volgens jullie afspraak, met een begeleidende notitie over de periode en open punten. Bewaar wat je hebt verstuurd en noteer feedback van je boekhouder voor de volgende maand.

Lees Welke facturen ontbreken bij de maandafsluiting? voor gericht zoeken, Facturen compleet controleren voor de documentcheck en Administratie klaarzetten voor je boekhouder voor de overdracht. Vraag toegang tot TransactieMatcher aan als je de maandelijkse voorbereiding naast je bankafschrift wilt organiseren. Accounts worden voor organisaties ingericht en zijn niet via openbare zelfaanmelding beschikbaar.

Je koppelt zelf mailboxen en eventuele portals; je boekhouder krijgt geen wachtwoorden.

Gerelateerde pagina’s

• Banktransacties controleren
• Facturen missen in je boekhouding
• Bewijsstukken verzamelen voor je administratie