Facturen verzamelen
Facturen missen in je boekhouding
Missende facturen in je boekhouding los je niet op door blind extra bestanden te verzamelen. Begin bij de betalingen uit de periode die nog onderbouwd moeten worden. Zo zie je of er werkelijk een factuur ontbreekt, of dat een document al bestaat maar nog niet bij de juiste transactie terecht is gekomen.
Zo ziet controle eruit in de praktijk
Voorgestelde koppeling
- Bol.com Gevonden in Gmail
- Adobe Factuur in Gmail
- NS Business Card Nog geen document
- KPN Zakelijk Upload 2 dagen geleden
Zie in één oogopslag welke betalingen nog bewijs missen.
Begin bij je bankafschrift. Elke regel wordt een controlepunt: gevonden document, mogelijke match of nog openstaand.
Uitgebreide uitleg
Een boekhouder kan een open post of afschrijving signaleren, maar de informatie om hem te verklaren zit vaak bij jou: in de mailbox, bij een leverancier, in downloads of bij degene die de uitgave deed. Maak van iedere vraag daarom een herkenbare regel met datum, bedrag, omschrijving en een volgende actie.
Wanneer ‘mist in de boekhouding’ verschillende dingen kan betekenen
De woorden klinken eenvoudig, maar een ontbrekend stuk kan meerdere oorzaken hebben. Misschien is de factuur wel verstuurd maar niet doorgestuurd. Misschien staat er alleen een betaalbevestiging. Misschien is de betaling nog niet herkend, of klopt het document niet met het bedrag op het afschrift. In sommige gevallen is geen factuur beschikbaar en is toelichting nodig voordat je boekhouder verder kan.
Door die situaties niet op één hoop te gooien, voorkom je onnodig heen-en-weer mailen. Een open punt wordt bruikbaar als duidelijk is wat je al hebt gecontroleerd en wie de volgende stap uitvoert. Dat is ook rustiger dan telkens de hele administratie opnieuw doorzoeken.
Werk vanuit de maand en niet vanuit je geheugen
Pak het bankafschrift van de gekozen maand erbij. Loop de relevante zakelijke betalingen langs en maak per regel een korte controle:
- Lees datum, bedrag, omschrijving en tegenpartij op het afschrift.
- Zoek gericht in e-mail, downloads, uploads en bij opgeslagen bonnetjes.
- Vergelijk een mogelijk document met meer dan alleen de leveranciersnaam.
- Koppel alleen wanneer bedrag, periode, factuurnummer of omschrijving voldoende aansluiten.
- Noteer wat ontbreekt: kopie vragen, collega benaderen of aan de boekhouder voorleggen.
Een factuur mag een andere datum hebben dan de betaling. Dat is normaal, maar vraagt wel om een extra vergelijking. Ook een afschrijving via een betaaldienst kan onder een andere naam lopen. Een zekere koppeling is waardevoller dan een snelle koppeling die later opnieuw uitgezocht moet worden.
Geef je boekhouder context, geen wachtwoorden
Wanneer je open punten deelt, geef dan de feiten mee: welke betaling het is, waar je hebt gezocht en wat nog gebeurt. Je boekhouder kan daarmee beoordelen hoe de uitgave moet worden verwerkt of welke aanvullende onderbouwing nodig is. Je hoeft de boekhouder niet in je zakelijke mailbox of leveranciersportaal te laten zoeken.
Dat verschil is belangrijk. Jij of een bevoegde collega houdt de eigen toegangen in beheer. De boekhouder ontvangt de documenten, de koppelingen en de open vragen als onderdeel van een pakket. Daardoor blijft de rolverdeling helder: jij verzamelt en licht toe, de boekhouder beoordeelt en verwerkt.
Hoe TransactieMatcher helpt bij de voorbereiding
Met TransactieMatcher upload je een bankafschrift. Het systeem gebruikt dat als checklist met betalingen en verwachte bewijsstukken. Documenten kun je verzamelen uit verbonden e-mailmailboxen, met upload of via de camera. Een portaal kan alleen als bron worden gebruikt wanneer de provider voor jouw organisatie wordt ondersteund en ingeschakeld.
Vervolgens vergelijk je documenten en betaalregels. Wat duidelijk bij elkaar hoort, koppel je; wat nog geen passend stuk heeft, blijft zichtbaar. Je kunt daarna een pakket downloaden of per e-mail met je externe boekhouder delen. De voorbereiding helpt om de vraag ‘wat missen we nog?’ concreet te beantwoorden zonder te doen alsof iedere regel automatisch verklaard wordt.
Zet een grens aan de zoekactie
Een ontbrekend document hoeft niet dezelfde dag opgelost te zijn. Wel moet het na je controle niet verdwijnen tussen andere taken. Kies een vervolgdatum voor een kopieverzoek en zet twijfelgevallen apart. Bij een reactie van de leverancier kun je de regel opnieuw beoordelen. Blijft er onduidelijkheid, geef die dan mee aan je boekhouder in plaats van zelf een administratieve conclusie te trekken.
Voor de algemene controle lees je Welke facturen ontbreken nog?. Wacht je nog op een document dat wel is toegezegd, ga dan naar Betaald maar factuur nog niet ontvangen. Voor het moment van overdracht helpt Administratie aanleveren bij je boekhouder.
Wat TransactieMatcher niet doet
TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, vervangt je boekhouder niet en doet geen btw-aangifte. Het maakt geen boekingen in andere software. De organisatie beheert eigen mailbox- en eventuele portalwachtwoorden; de boekhouder ontvangt uitsluitend het pakket dat je kiest te delen.
Vraag toegang tot TransactieMatcher aan om de voorbereiding tussen bankafschrift en boekhouder overzichtelijk te houden. Accounts worden voor organisaties ingericht; er is geen openbare zelfaanmelding.
Gerelateerde pagina’s
Van openstaande betaling naar compleet dossier.
Je ziet per betaling wat nog ontbreekt, vult gericht aan vanuit mail en uploads, en levert één maandpakket aan bij je boekhouder. Minder heen-en-weer, minder last-minute zoeken.
- Start bij het bankafschrift als checklist.
- Zie meteen welke betalingen nog bewijs nodig hebben.
- Koppel facturen en bonnetjes aan de juiste betaling.
- Stuur één compleet dossier door naar je boekhouder.
Verder lezen
Past dit bij jouw administratie?
Je bankafschrift wordt een checklist die steeds korter wordt. Ervaar het nu.
- Werkt naast je huidige boekhouding
- Start bij je bankafschrift