Algemene Voorwaarden TransactieMatcher
Deze voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van TransactieMatcher.
1. Dienstverlener
TransactieMatcher wordt aangeboden door:
TransactieMatcher
Schoolstraat 245
7606EM Almelo
Nederland
KvK: 08142201
E-mail: support@transactiematcher.nl
In deze voorwaarden noemen wij deze partij “TransactieMatcher”, “wij” of “ons”.
2. De dienst
TransactieMatcher is software die ondernemingen helpt administratieve bewijsstukken te verzamelen, verwerken en koppelen aan banktransacties.
De dienst kan onder andere bankbestanden verwerken, een lijst van transacties opbouwen, documenten verzamelen uit bronnen die de gebruiker koppelt, documenten uitlezen, mogelijke matches voorstellen en een administratief dossier samenstellen.
TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, belastingadviseur, accountant of juridisch adviseur.
De dienst maakt geen belastingaangiften of boekingen in een grootboek namens de klant, tenzij een dergelijke functionaliteit later uitdrukkelijk als afzonderlijke dienst wordt aangeboden.
3. Zakelijk gebruik
TransactieMatcher is in beginsel bestemd voor zakelijk gebruik door ondernemingen en professionele gebruikers.
Degene die namens een organisatie een account aanmaakt, activeert of gebruikt, verklaart bevoegd te zijn die organisatie aan deze voorwaarden te binden.
4. Account en toegang
U bent verantwoordelijk voor het veilig gebruiken van uw account en voor activiteiten die plaatsvinden via accounts waarvoor uw organisatie verantwoordelijk is.
U moet redelijke maatregelen nemen om ongeautoriseerd gebruik te voorkomen.
Wanneer u vermoedt dat iemand ongeautoriseerde toegang heeft verkregen, moet u dit zo spoedig mogelijk melden bij: support@transactiematcher.nl
Wij kunnen toegang tijdelijk beperken wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor beveiliging, misbruikpreventie, onderhoud of naleving van wettelijke verplichtingen.
5. Organisaties en gebruikers
Gegevens binnen TransactieMatcher worden gekoppeld aan een organisatie.
Een organisatie kan verschillende gebruikers en rechten hebben.
De organisatie is verantwoordelijk voor het juist toekennen en intrekken van toegang aan haar eigen gebruikers.
Waar TransactieMatcher ondersteuning biedt voor professionele of gedelegeerde toegang, blijven de specifieke rechten en toegangsniveaus gelden die binnen de dienst voor die relatie zijn ingesteld.
6. Verbonden mailboxes en externe accounts
TransactieMatcher kan u in staat stellen een mailbox of andere externe dienst te koppelen.
U mag alleen een account of gegevensbron koppelen wanneer u daartoe bevoegd bent.
Door een externe account te koppelen, geeft u TransactieMatcher opdracht de door u gekozen functionaliteit namens uw organisatie uit te voeren binnen de door u verleende technische machtigingen.
U blijft verantwoordelijk voor naleving van de voorwaarden die gelden voor het externe account, voor zover deze verantwoordelijkheid volgens de wet bij u ligt.
TransactieMatcher geeft externe wachtwoorden, OAuth-tokens en vergelijkbare geheime authenticatiegegevens niet aan uw boekhouder of andere onbevoegde gebruikers vrij.
7. Gmail
Wanneer u Gmail koppelt, vraagt TransactieMatcher alleen-lezen toegang aan voor de functionaliteit voor documentverzameling.
Deze Gmail-koppeling is bedoeld om berichten te doorzoeken en relevante administratieve documenten, zoals facturen en bonnetjes, te herkennen en verzamelen.
De Gmail-koppeling wordt niet gebruikt om namens u Gmail-berichten te verzenden, verwijderen of wijzigen.
Gebruik van Gmail-gegevens is daarnaast onderworpen aan onze Privacyverklaring en aan de toepasselijke Google Workspace API-regels.
U kunt de Gmail-koppeling verwijderen. Hierdoor eindigt toekomstige toegang vanuit TransactieMatcher via die koppeling.
8. Uw gegevens en documenten
U behoudt uw rechten op documenten en gegevens die u in TransactieMatcher verwerkt.
U geeft ons voor de duur van de dienstverlening uitsluitend de rechten die noodzakelijk zijn om de dienst namens u uit te voeren, waaronder het technisch opslaan, verwerken, analyseren, reproduceren en beschikbaar stellen van documenten voor de door u gekozen TransactieMatcher-functionaliteit.
Deze toestemming verleent ons geen eigendomsrecht op uw administratieve documenten.
Wij verkopen uw administratieve documenten of Gmail-gegevens niet.
9. Verwerking van persoonsgegevens namens u
Voor zover TransactieMatcher persoonsgegevens verwerkt namens uw organisatie, treedt TransactieMatcher op als verwerker en uw organisatie als verwerkingsverantwoordelijke.
De aanvullende afspraken voor die verwerking staan in de Verwerkersovereenkomst van TransactieMatcher.
Door gebruik van TransactieMatcher gaat u akkoord met de verwerkersovereenkomst voor zover artikel 28 AVG daarop van toepassing is.
10. Geautomatiseerde verwerking en matches
TransactieMatcher gebruikt softwarematige en geautomatiseerde technieken om documenten te lezen, documentgegevens te bepalen en documenten met banktransacties te vergelijken.
Een suggestie, match, classificatie, herkend bedrag, datum, leverancier of andere automatisch verkregen uitkomst kan onjuist of onvolledig zijn.
De gebruiker blijft verantwoordelijk voor het controleren van de administratie voor zover dit voor zijn eigen wettelijke, fiscale of contractuele verplichtingen noodzakelijk is.
Een indicatie dat een maand, transactie of dossier “compleet”, “gevonden”, “gekoppeld” of vergelijkbaar is, betekent dat de TransactieMatcher-workflow volgens de beschikbare gegevens is afgerond. Het is geen juridische of fiscale garantie dat de administratie volledig of correct is.
11. Geen vervanging van accountant of boekhouder
TransactieMatcher ondersteunt de voorbereiding en verzameling van administratieve bewijsstukken.
Wij beoordelen niet zelfstandig of een uitgave fiscaal aftrekbaar is, hoe een transactie moet worden geboekt, welke btw-behandeling moet worden toegepast of of een administratie aan alle fiscale bewaarplichten voldoet.
Voor dergelijke beslissingen blijft de klant verantwoordelijk en kan professioneel advies noodzakelijk zijn.
12. Versturen en exporteren
Wanneer u opdracht geeft een dossier, document of andere informatie te exporteren of naar een boekhouder of andere ontvanger te verzenden, bent u verantwoordelijk voor de juistheid van de ontvanger en voor uw bevoegdheid om de informatie aan die ontvanger beschikbaar te stellen.
Een technische verzendstatus geeft aan wat de dienst over de verzending heeft geregistreerd en garandeert niet dat een externe ontvanger het materiaal heeft gelezen, verwerkt of geaccepteerd.
13. Toegestaan gebruik
U mag TransactieMatcher alleen rechtmatig gebruiken en alleen voor gegevens en accounts waarvoor u over de noodzakelijke bevoegdheden beschikt.
Het is niet toegestaan de dienst te gebruiken voor ongeautoriseerde toegang tot systemen of mailboxen, het omzeilen van beveiligingsmaatregelen, verspreiding van malware, onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens of andere activiteiten die de dienst, andere gebruikers of derden kunnen schaden.
Wij mogen gebruik beperken wanneer er concrete aanwijzingen zijn voor misbruik of een beveiligingsrisico.
14. Derde diensten
TransactieMatcher kan samenwerken met externe diensten, waaronder e-mailproviders, leveranciersportalen, hostingproviders en andere integraties.
De beschikbaarheid en werking van dergelijke externe diensten staan niet volledig onder onze controle.
Een externe partij kan haar API, website, beveiligingsmechanisme, voorwaarden of technische werking wijzigen waardoor een integratie tijdelijk of permanent niet meer functioneert.
Wij zullen redelijkerwijs proberen ondersteunde integraties te onderhouden, maar garanderen niet dat iedere externe koppeling permanent beschikbaar blijft.
15. Beschikbaarheid en wijzigingen
Wij streven naar een betrouwbare dienst, maar garanderen geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid.
Wij mogen de dienst wijzigen om beveiliging, betrouwbaarheid, functionaliteit of wettelijke naleving te verbeteren.
Wanneer een wijziging een wezenlijke betaalde functionaliteit duurzaam verwijdert, informeren wij betrokken klanten binnen een redelijke termijn wanneer dat praktisch en juridisch vereist is.
Beta- of testfunctionaliteit kan aanvullende beperkingen hebben en kan worden gewijzigd of beëindigd.
16. Ondersteuning
Ondersteuning wordt geleverd via: support@transactiematcher.nl
Eventuele specifieke serviceniveaus gelden alleen wanneer deze afzonderlijk schriftelijk zijn overeengekomen.
17. Prijzen en betaling
Voor betaalde abonnementen gelden de prijzen, factureringsperiode en gebruikslimieten die op het moment van bestelling of in een afzonderlijke overeenkomst zijn vermeld.
Alle bedragen zijn exclusief btw tenzij anders aangegeven.
Tijdens de besloten beta kan toegang op uitnodiging of na goedkeuring worden verleend, zonder dat daaruit een recht op een bepaald abonnement of prijs ontstaat. Het definitieve facturatie- en opzegmodel wordt bij open verkoop of in een afzonderlijke overeenkomst vastgelegd.
18. Looptijd en beëindiging
Een overeenkomst begint wanneer de klant deze accepteert of wanneer partijen anders schriftelijk overeenkomen.
De looptijd en opzegmogelijkheden worden bepaald door het gekozen abonnement of de afzonderlijke overeenkomst.
Na beëindiging wordt toegang beëindigd volgens het toepasselijke account- en verwijderproces. Zie ook gegevens verwijderen.
Wij bieden gedurende dertig (30) dagen na beëindiging de mogelijkheid relevante klantgegevens te exporteren voordat definitieve verwijdering plaatsvindt, tenzij onmiddellijke verwijdering is verzocht of wettelijk iets anders geldt.
19. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om de dienst en verwerkte gegevens te beschermen.
De klant blijft verantwoordelijk voor beveiliging van eigen apparaten, gebruikersaccounts en externe accounts die hij met de dienst verbindt.
Geen enkele internetdienst kan absolute beveiliging garanderen.
20. Intellectuele eigendom
Alle rechten op TransactieMatcher, waaronder de software, merknaam, vormgeving en bijbehorende materialen, blijven bij TransactieMatcher of haar licentiegevers.
Deze voorwaarden geven de klant alleen een gebruiksrecht op de dienst gedurende de overeenkomst.
De klant behoudt zijn rechten op eigen gegevens, documenten en andere door hem aangeleverde inhoud.
21. Vertrouwelijkheid
Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in verband met de dienstverlening ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor het doel waarvoor zij is verstrekt, tenzij openbaarmaking wettelijk verplicht is.
Voor persoonsgegevens gelden daarnaast de Privacyverklaring en, waar van toepassing, de Verwerkersovereenkomst.
22. Aansprakelijkheid
Voor zover wettelijk toegestaan bij zakelijk gebruik, sluit TransactieMatcher iedere aansprakelijkheid voor schade — ongeacht de rechtsgrond, waaronder overeenkomst, onrechtmatige daad of wettelijke plicht — volledig uit. Dit omvat onder meer directe schade, indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, databeschadiging of -verlies, en kosten van herstel of vervanging.
Voor zover een volledige uitsluiting volgens dwingend Nederlands recht niet geldig of niet afdwingbaar is, is de totale aansprakelijkheid van TransactieMatcher beperkt tot het laagste van (a) het bedrag dat de klant in de twaalf (12) maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis daadwerkelijk aan TransactieMatcher heeft betaald voor de betreffende dienst, of (b) € 0 (nul) wanneer geen vergoeding is betaald (waaronder beta- of proeftoegang).
TransactieMatcher is in ieder geval niet aansprakelijk voor gevolgen van:
- onjuiste of onvolledige door de klant verstrekte gegevens;
- een door de gebruiker niet gecontroleerde automatische suggestie;
- onjuiste ontvangergegevens;
- storingen of wijzigingen bij externe diensten buiten onze redelijke controle;
- of gebruik van TransactieMatcher in strijd met deze voorwaarden.
Niets in deze voorwaarden beperkt of sluit aansprakelijkheid uit voor zover dat volgens dwingend recht niet is toegestaan (bijvoorbeeld bij opzet of bewuste roekeloosheid, voor zover die uitzondering dwingend geldt).
23. Overmacht
Geen van partijen is aansprakelijk voor vertraging of tekortkomingen die het gevolg zijn van omstandigheden buiten haar redelijke controle, voor zover dit volgens het toepasselijke recht als overmacht geldt.
24. Wijziging van voorwaarden
Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen wanneer dit noodzakelijk is door veranderingen in de dienst, beveiliging, wetgeving of bedrijfsvoering.
Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij bestaande klanten vooraf binnen een redelijke termijn.
Wanneer een wijziging de contractuele positie van een klant materieel verslechtert, bieden wij de mogelijkheden die volgens de overeenkomst en toepasselijke wetgeving vereist zijn.
25. Toepasselijk recht
Op deze voorwaarden en de overeenkomst met TransactieMatcher is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
26. Contact
Vragen over deze voorwaarden kunnen worden gestuurd naar:
TransactieMatcher
Schoolstraat 245
7606EM Almelo
Nederland
E-mail: support@transactiematcher.nl
Privacyvragen: privacy@transactiematcher.nl