Privacyverklaring TransactieMatcher

Versie: 1.0
Ingangsdatum: 01-08-2026

Deze privacyverklaring legt uit hoe TransactieMatcher persoonsgegevens verwerkt wanneer u onze website en applicatie gebruikt, waaronder wanneer u een Google-account of Gmail-mailbox koppelt.

1. Wie is verantwoordelijk?

TransactieMatcher wordt aangeboden door:

TransactieMatcher
Schoolstraat 245
7606EM Almelo
Nederland
KvK: 08142201
E-mail: privacy@transactiematcher.nl

Hierna noemen wij ons “TransactieMatcher”, “wij” of “ons”.

Voor persoonsgegevens die wij verwerken om accounts, onze website, beveiliging, administratie en dienstverlening te beheren, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer een zakelijke klant TransactieMatcher gebruikt om bankgegevens, facturen, bonnetjes, e-mails en andere administratieve documenten te verwerken, verwerken wij die gegevens in beginsel namens die klant. Voor die verwerking is de klant verwerkingsverantwoordelijke en is TransactieMatcher verwerker. Deze verwerking wordt aanvullend geregeld in onze verwerkersovereenkomst.

2. Wat TransactieMatcher doet

TransactieMatcher helpt ondernemingen bewijsstukken bij banktransacties te verzamelen en te controleren.

De dienst kan onder andere:

• bankafschriften verwerken;
• betalingen uit een bankafschrift herkennen;
• facturen en bonnetjes verzamelen via gekoppelde bronnen, waaronder Gmail;
• documentgegevens uitlezen;
• mogelijke koppelingen tussen betalingen en documenten bepalen;
• gebruikers ontbrekende bewijsstukken laten beoordelen;
• en een administratief dossier voor de boekhouder samenstellen.

TransactieMatcher voert geen boekhouding of belastingaangifte uit en neemt geen accountingbeslissingen namens de gebruiker.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van hoe u TransactieMatcher gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën gegevens verwerken.

Account- en organisatiegegevens

Wij kunnen uw naam, e-mailadres, organisatie, accountrechten, login- en beveiligingsgegevens en technische accountgegevens verwerken.

Administratieve gegevens

Wanneer u documenten of bankafschriften verwerkt, kunnen deze onder andere namen, adressen, bankrekeningnummers, betaalgegevens, factuurnummers, leveranciersgegevens, bedragen, btw-gegevens en contactgegevens bevatten.

Documenten

Wij kunnen bestanden verwerken die u uploadt, via een gekoppelde mailbox beschikbaar stelt, via mobiele invoer toevoegt of via een door u geactiveerde bron laat ophalen.

Daaronder kunnen facturen, bonnetjes, bankafschriften, bijlagen en bijbehorende metadata vallen.

Technische en beveiligingsgegevens

Wij kunnen technische logs, tijdstippen, IP-adressen, apparaat- of browserspecificaties, foutmeldingen, beveiligingsgebeurtenissen en auditgegevens verwerken voor beveiliging, foutonderzoek en beheer van de dienst.

Wij beperken deze verwerking tot wat redelijkerwijs nodig is voor deze doeleinden.

Cookies en vergelijkbare technieken (marketingwebsite)

Op transactiematcher.nl kunnen wij, na uw toestemming, cookies plaatsen voor website-statistieken (Google Analytics 4 en Microsoft Clarity). Zonder toestemming plaatsen wij deze niet. Zie ons cookiebeleid voor details en uw keuzes.

4. Google-account en Gmail

Google gebruiken om in te loggen

Wanneer u Google gebruikt om bij TransactieMatcher in te loggen, gebruiken wij uitsluitend de Google-accountgegevens die nodig zijn voor authenticatie en accountidentificatie, zoals uw Google-account-ID, e-mailadres en basisprofielgegevens waarvoor u toestemming geeft.

Google-login staat los van het koppelen van Gmail voor het verzamelen van documenten.

Gmail koppelen voor documentverzameling

U kunt afzonderlijk toestemming geven om een Gmail-mailbox aan TransactieMatcher te koppelen.

TransactieMatcher vraagt hiervoor uitsluitend de Google-permissies die nodig zijn om e-mail alleen-lezen te doorzoeken en relevante administratieve documenten te verzamelen.

TransactieMatcher gebruikt Gmail-toegang niet om namens u berichten te verzenden, te verwijderen, te wijzigen, door te sturen of als gelezen te markeren.

Welke Gmail-gegevens kunnen worden benaderd?

Om relevante facturen en bonnetjes te vinden, kan TransactieMatcher gegevens uit Gmail verwerken zoals:

• afzender;
• ontvanger;
• datum;
• onderwerp;
• berichtmetadata en headers;
• informatie over bijlagen;
• berichtinhoud voor zover dit noodzakelijk is om relevante documenten te herkennen;
• en relevante bijlagen, waaronder facturen en bonnetjes.

Wij proberen de toegang technisch te beperken tot wat nodig is om documenten voor de door u gebruikte TransactieMatcher-functionaliteit te vinden en verwerken.

Het koppelen van Gmail is optioneel. U kunt TransactieMatcher ook gebruiken met andere beschikbare invoermethoden.

5. Waarvoor gebruiken wij Google-gegevens?

Google-gegevens worden uitsluitend gebruikt om de functionaliteit te leveren waarvoor u Gmail hebt gekoppeld.

Dit omvat:

• het zoeken naar administratieve documenten;
• het bepalen welke berichten waarschijnlijk relevante facturen of bonnetjes bevatten;
• het ophalen van geselecteerde documenten;
• het verwerken van die documenten in uw TransactieMatcher-omgeving;
• het uitlezen van documentgegevens;
• het vergelijken van documenten met uw banktransacties;
• het tonen van resultaten en ontbrekende documenten;
• en het uitvoeren van technische beveiligings- en foutcontroles die nodig zijn om deze functionaliteit veilig te leveren.

Wij gebruiken Gmail-gegevens niet om reclameprofielen te maken, advertenties te personaliseren, kredietwaardigheid te bepalen of gegevens aan databrokers te verkopen.

Wij gebruiken gegevens verkregen via Google Workspace API-scopes niet voor het trainen of verbeteren van algemene kunstmatige-intelligentie- of machine-learningmodellen.

6. Google Limited Use

Het gebruik door TransactieMatcher van informatie ontvangen via Google Workspace API’s voldoet aan de Google Workspace API User Data and Developer Policy, waaronder de Limited Use-vereisten.

Google-gegevens worden uitsluitend gebruikt en gedeeld voor de gebruikersfunctionaliteit waarvoor toegang is verleend, voor noodzakelijke beveiligingsdoeleinden, wanneer de wet dit vereist, of in andere gevallen die uitdrukkelijk door de toepasselijke Google-regels zijn toegestaan.

7. Automatische documentverwerking

TransactieMatcher kan geautomatiseerde technieken gebruiken om documenten te verwerken en administratieve kenmerken te herkennen, bijvoorbeeld bedragen, data, leveranciers en factuurreferenties.

Deze verwerking wordt gebruikt om documenten te organiseren en mogelijke koppelingen met betalingen te maken.

TransactieMatcher kan suggesties en geautomatiseerde koppelingen aanbieden afhankelijk van de instellingen van de organisatie. De gebruiker houdt toegang tot de resultaten en kan waar de dienst dit ondersteunt gegevens controleren en corrigeren.

Wij gebruiken klantdocumenten of Gmail-gegevens niet om een algemeen AI-model voor andere klanten of externe doeleinden te trainen.

8. Menselijke toegang tot klantgegevens

Medewerkers van TransactieMatcher krijgen niet routinematig toegang tot de inhoud van uw Gmail-berichten of administratieve documenten.

Menselijke toegang vindt alleen plaats wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is, bijvoorbeeld:

• wanneer u specifiek toestemming geeft voor ondersteuning bij bepaalde gegevens;
• voor onderzoek naar een beveiligingsincident of technisch probleem wanneer toegang noodzakelijk is;
• of wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verwerken of verstrekken.

Toegang wordt beperkt tot bevoegde personen en passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsverplichtingen.

9. Rechtsgronden

Wanneer TransactieMatcher zelf verwerkingsverantwoordelijke is, baseren wij de verwerking afhankelijk van het doel op:

• de uitvoering van een overeenkomst;
• uw toestemming, bijvoorbeeld wanneer de verwerking daarvan afhankelijk is;
• onze gerechtvaardigde belangen bij beveiliging, fraudepreventie, verbetering en beheer van de dienst, voor zover uw belangen of grondrechten niet zwaarder wegen;
• of het voldoen aan een wettelijke verplichting.

Voor inhoud die wij namens een zakelijke klant verwerken, bepaalt die klant als verwerkingsverantwoordelijke de toepasselijke grondslag.

10. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

Wij kunnen gegevens beschikbaar stellen aan zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die noodzakelijk zijn om TransactieMatcher te leveren, bijvoorbeeld voor hosting, opslag, beveiliging, e-mailbezorging, documentverwerking, monitoring of technische infrastructuur.

Wanneer een partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, leggen wij passende contractuele gegevensbeschermingsverplichtingen op.

Een actuele lijst van subverwerkers publiceren wij op: transactiematcher.nl/subverwerkers/

Documenten worden daarnaast alleen aan een boekhouder of andere ontvanger verstrekt wanneer een bevoegde gebruiker daarvoor een functie van TransactieMatcher gebruikt of daarvoor opdracht heeft gegeven.

Google-gegevens worden niet gedeeld met advertentienetwerken, databrokers of andere partijen voor hun eigen marketingdoeleinden.

11. Internationale doorgifte

Onze primaire applicatie-infrastructuur draait bij Hetzner in de Europese Economische Ruimte (Duitsland). Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de EER te verwerken waar dit binnen onze infrastructuur en leveranciersketen mogelijk is.

Sommige dienstverleners die u of wij activeren — waaronder Google (inloggen / Gmail) en Resend (e-mailbezorging) — kunnen gegevens buiten de EER verwerken. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruiken wij een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen volgens de AVG, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of toepasselijke standaardcontractbepalingen.

Zie ook onze lijst van subverwerkers voor rollen en regio’s.

12. Beveiliging

TransactieMatcher gebruikt technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de verwerkte gegevens.

Daaronder vallen maatregelen voor beveiligde verbindingen, toegangscontrole, organisatie-isolatie, bescherming van geheimen en authenticatiegegevens, logging en bescherming van opgeslagen gegevens.

OAuth-toegangstokens en refresh-tokens worden niet als gewone leesbare accountgegevens aan gebruikers of andere organisaties beschikbaar gesteld.

Geen enkele technische maatregel kan ieder risico volledig uitsluiten.

13. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij worden verwerkt.

Account- en organisatiegegevens worden bewaard zolang het account en de overeenkomst met TransactieMatcher actief zijn.

Wanneer een account of organisatie wordt verwijderd, verwijderen wij de bijbehorende administratieve gegevens en documenten uit onze actieve systemen, tenzij wij bepaalde gegevens op grond van een wettelijke verplichting langer moeten bewaren.

OAuth-toegangstokens, refresh-tokens en andere gegevens waarmee TransactieMatcher toegang heeft tot een gekoppelde externe dienst worden bij het verwijderen van de koppeling of het account ingetrokken en verwijderd.

Gegevens die nog aanwezig zijn in technische back-ups worden verwijderd volgens onze normale back-upretentiecyclus en worden niet opnieuw voor regulier gebruik beschikbaar gemaakt.

Technische, beveiligings- en auditlogs kunnen gedurende een beperkte periode langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor beveiliging, foutonderzoek, fraudepreventie of het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Documenten die via Gmail zijn verzameld en aan de TransactieMatcher-administratie zijn toegevoegd, worden behandeld als andere administratieve documenten en worden verwijderd wanneer de betreffende gegevens of het account volgens het bovenstaande verwijderproces worden verwijderd.

14. Gmail loskoppelen en gegevens verwijderen

U kunt een Gmail-koppeling binnen TransactieMatcher verwijderen.

U kunt daarnaast de toestemming voor TransactieMatcher intrekken via uw Google-account.

Het intrekken of verwijderen van de Gmail-koppeling stopt toekomstige toegang tot die mailbox.

Documenten die vóór het loskoppelen als administratief bewijsstuk aan uw TransactieMatcher-omgeving zijn toegevoegd, kunnen onderdeel blijven van uw administratie totdat u of uw organisatie deze verwijdert of het account volgens het toepasselijke verwijderproces wordt beëindigd.

U kunt verwijdering van uw persoonsgegevens of Google-gegevens aanvragen via: privacy@transactiematcher.nl

Meer informatie en stappen voor gegevensverwijdering staan op: transactiematcher.nl/gegevens-verwijderen/

15. Uw privacyrechten

Voor zover TransactieMatcher verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u afhankelijk van de situatie onder meer verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens.

U kunt ook bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen en toestemming intrekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Een verzoek kan worden gestuurd naar: privacy@transactiematcher.nl

Wij kunnen redelijke maatregelen nemen om uw identiteit vast te stellen voordat wij een verzoek uitvoeren.

Wanneer TransactieMatcher gegevens uitsluitend namens uw organisatie verwerkt, kan het nodig zijn uw verzoek door te verwijzen naar die organisatie als verwerkingsverantwoordelijke.

U hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder, waaronder in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Beveiligingsincidenten

Wij hebben procedures voor het beoordelen en behandelen van vermoedelijke beveiligingsincidenten.

Wanneer een incident leidt tot wettelijke meldingsverplichtingen, handelen wij overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en onze contractuele verplichtingen.

Voor gegevens afkomstig van Google gelden daarnaast de toepasselijke beveiligings- en incidentvereisten van Google.

17. Kinderen

TransactieMatcher is een zakelijke administratiedienst en is niet bedoeld voor gebruik door kinderen.

18. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienst, verwerkingen of wettelijke verplichtingen veranderen.

Bij materiële wijzigingen publiceren wij een nieuwe versie en informeren wij gebruikers wanneer dat gelet op de aard van de wijziging noodzakelijk is.

Bovenaan deze pagina staat steeds de actuele ingangsdatum.

19. Contact

Voor privacyvragen, verzoeken en vragen over het gebruik van Google-gegevens:

TransactieMatcher
Schoolstraat 245
7606EM Almelo
Nederland

E-mail: privacy@transactiematcher.nl