Welke facturen ontbreken nog?

Per regel zoek je een factuur, bon of toelichting. Wat je vindt, vergelijk je met datum, bedrag en leverancier. Wat je niet vindt, blijft als concrete taak zichtbaar: verder zoeken, een kopie opvragen of bespreken met je boekhouder.

Een map is geen controle

Facturen staan vaak verspreid in e-mail, downloads, uploads en een gedeelde map. Daardoor kun je veel documenten hebben en toch een paar betaalregels missen. Tegen de maandafsluiting leidt dat tot zoeken, losse vragen en dubbel werk.

Een bankafschrift geeft een overzichtelijke volgorde. Niet: welke bestanden heb ik? Maar: welke betaling moet ik kunnen onderbouwen? Daarmee voorkom je dat een ontbrekend stuk verstopt raakt tussen documenten die al wel zijn gevonden.

Een maandroutine die werkt

1. Kies de periode en gebruik het bankafschrift als controlelijst.
2. Verzamel beschikbare documenten uit mailbox, uploads, downloads en camera.
3. Vergelijk document en betaling zorgvuldig.
4. Koppel duidelijke gevallen en zet twijfel apart.
5. Vraag ontbrekende kopieën op en geef open vragen mee aan je boekhouder.

Een orderbevestiging of e-mail is niet vanzelf dezelfde onderbouwing als een factuur. Je boekhouder beoordeelt de inhoudelijke verwerking; jij maakt zichtbaar wat er beschikbaar is.

TransactieMatcher maakt open punten zichtbaar

Na het uploaden van een bankafschrift maakt TransactieMatcher een checklist met betalingen en verwachte bewijsstukken. Documenten kunnen uit verbonden e-mailmailboxen komen, via upload worden toegevoegd of met de camera worden vastgelegd. Voor portals geldt alleen de mogelijkheid bij providers die voor jouw organisatie zijn ondersteund en ingeschakeld.

Je vergelijkt en koppelt vervolgens documenten en betalingen. Wat nog geen passend stuk heeft, blijft zichtbaar. Daarna download je het pakket of e-mail je het naar je externe boekhouder.

Zoek per betaling, niet per map

Wanneer je een open regel voor je hebt, zijn een paar gegevens meestal genoeg om gericht te zoeken. Begin met de naam of omschrijving op het afschrift en combineer die met het bedrag of de periode. Kijk vervolgens in de zakelijke mailbox, bij downloads, in eerder geüploade bestanden of bij een bewaarde foto van een bon. Controleer altijd of het document werkelijk dezelfde betaling kan verklaren. Een bekende leveranciersnaam is op zichzelf geen sluitend verband.

Een factuurdatum hoeft bovendien niet gelijk te zijn aan de betaaldatum. Dat is geen reden om een document meteen af te wijzen, maar wel om nog een extra kenmerk te vergelijken, zoals het totaalbedrag of factuurnummer. Bij meerdere facturen van dezelfde leverancier helpt het om de mogelijke documenten naast elkaar te houden voordat je een koppeling maakt.

Houd de open lijst bruikbaar

Niet elke ontbrekende factuur kun je zelf terugvinden. De leverancier kan een kopie moeten sturen, een collega kan een bon hebben of er is meer uitleg nodig over de bankregel. Geef ieder open punt daarom één volgende actie. Bijvoorbeeld: nog in de mailbox zoeken, kopie opvragen, collega benaderen of aan de boekhouder voorleggen. Zo verandert een lijst met gaten in een overzichtelijke werkvoorraad.

Zet ook bij wat je al hebt geprobeerd. Dat voorkomt dubbel werk als je later verdergaat of als iemand anders helpt. Een regel hoeft pas weg van de lijst wanneer er een passend document is gevonden of wanneer je boekhouder voldoende context heeft om de volgende stap te bepalen.

Van maandcontrole naar betere aanlevering

Door deze controle voor iedere periode te doen, wordt aanleveren voorspelbaarder. Je stuurt niet alleen de documenten die toevallig beschikbaar waren, maar een pakket waarin zichtbaar is wat al gekoppeld is en wat nog aandacht vraagt. De boekhouder hoeft dan niet te raden waar een bestand bij hoort en krijgt geen toegang tot je mailboxen of portals nodig. Je deelt alleen het pakket en de nodige toelichting.

Begin deze controle ruim vóór je aanlevermoment. Dan is er tijd om een kopie op te vragen en blijft een ontbrekend document een beheersbare actie.

Wat het niet doet

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, vervangt geen boekhouder en dient geen btw-aangifte in. Het boekt ook niet in andere software. Jij beheert als klantorganisatie eigen mailbox- en eventuele portalwachtwoorden; je boekhouder krijgt die niet, alleen het pakket dat je deelt.

Vraag toegang tot TransactieMatcher aan om een bankafschrift als controlelijst te gebruiken. Accounts worden voor organisaties ingericht, niet via openbare zelfaanmelding.