Factuur kwijt: wat nu?

Werk niet alleen op herinnering. Een factuur kan onder een andere handelsnaam komen, in een oud e-mailgesprek staan of op een andere datum zijn verzonden. Houd de betaling open tot je begrijpt welk document erbij hoort.

Terugvinden zonder dubbel werk

Noteer wat je al hebt gecontroleerd. Zoek op leverancier, bedrag, factuurnummer of periode. Controleer ook eventuele bonnen en alleen portals die voor jouw organisatie ondersteund en ingeschakeld zijn. Een orderbevestiging kan richting geven, maar is niet automatisch de factuur. Laat je boekhouder beoordelen wat voor de verwerking nodig is.

Van zoekactie naar overzicht

TransactieMatcher maakt van een geüpload bankafschrift een checklist met betalingen. Je verzamelt documenten uit verbonden mailboxen, via upload of met de camera, vergelijkt ze met de regels en ziet wat nog openstaat. Daarna download je een pakket of e-mail je het naar je externe boekhouder.

Portalen zijn geen universele belofte: alleen ingeschakelde, ondersteunde providers kunnen een bron zijn. De checklist houdt zichtbaar waar een kopie nog moet worden opgevraagd.

Zoek vanuit wat je zeker weet

Bij een kwijtgeraakte factuur is de bankregel vaak betrouwbaarder dan je herinnering. Schrijf datum, bedrag en omschrijving op en zoek daarna met verschillende aanknopingspunten. Gebruik de zichtbare leveranciersnaam, een deel van het bedrag, de periode of een mogelijk bestelnummer. Controleer ook berichten vlak vóór en na de betaaldatum. De factuur kan eerder zijn verzonden dan de betaling is afgeschreven.

Vind je een document, controleer dan of het werkelijk dezelfde uitgave verklaart. Een orderbevestiging of betaalbevestiging kan helpen bij het zoeken, maar is niet altijd de factuur die je nodig hebt. Bij meerdere aankopen van dezelfde leverancier zijn factuurnummer en totaalbedrag extra belangrijk. Houd de betaling open wanneer het verband niet duidelijk is.

Maak de volgende stap klein

Je hoeft een ontbrekend stuk niet in één sessie op te lossen. Geef de regel één concrete vervolgstap: de mailbox nogmaals nalopen, een collega om een bon vragen, een downloadmap controleren of een kopie bij de leverancier aanvragen. Noteer ook wat je al hebt bekeken. Daardoor voorkom je dat dezelfde pdf’s later opnieuw worden doorgespit of dat een leverancier twee keer dezelfde vraag krijgt.

Blijft een betaling onduidelijk, stuur dan de feiten en je notities mee aan je boekhouder. Die kan beoordelen welke onderbouwing nodig is en hoe de situatie verder moet worden behandeld. Je maakt zelf geen fiscale of boekhoudkundige conclusie door een regel als vraag door te geven; je zorgt er juist voor dat de vraag zichtbaar blijft.

Voorkom dat een kwijtgeraakt document de hele periode ophoudt

Rond eerst de duidelijke betalingen af en houd alleen een korte lijst met open punten over. Zo kan één ontbrekende factuur niet alle andere documenten onoverzichtelijk maken. Doe deze controle per maand of per afgesproken periode. Dan weet je vóór het versturen welke stukken nog aandacht vragen en kun je tijdig een kopie opvragen.

Wanneer je het pakket deelt, gaan alleen de documenten en jouw toelichting naar de externe boekhouder. Je eigen mailbox- en eventuele portaltoegang blijven bij de organisatie. Dat is ook bij een zoekactie belangrijk: de boekhouder hoeft niet in je inbox te werken om te kunnen zien welke betaling nog niet is onderbouwd.

Vraag een kopie met de juiste gegevens

Moet je de leverancier benaderen, geef dan datum, bedrag en zo mogelijk het bestel- of klantnummer mee. Daarmee kan de leverancier gerichter zoeken en krijg je sneller duidelijkheid. Bewaar de open regel ondertussen op je lijst, zodat je na ontvangst meteen kunt controleren of de kopie werkelijk bij de betaling hoort.

Komt er geen kopie, noteer dat dan ook. Je boekhouder kan vervolgens met de beschikbare feiten bepalen welke vervolgvraag nodig is.

Zo blijft de periode volledig bespreekbaar.

Wat het niet doet

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, vervangt je boekhouder niet en dient geen btw-aangifte in. Het boekt niet in andere software. Je organisatie beheert mailboxen en eventuele portaltoegang zelf; je boekhouder ontvangt nooit die wachtwoorden, alleen het pakket dat jij deelt.

Vraag toegang tot TransactieMatcher aan. Accounts worden voor organisaties ingericht; openbare zelfaanmelding is niet beschikbaar.

Je koppelt zelf mailboxen en eventuele portals; je boekhouder krijgt geen wachtwoorden.