Facturen zoeken in je e-mail

Een factuur kan onder een andere naam worden verstuurd, in een oud gesprek staan of eerder dan de betaling zijn binnengekomen. Kijk daarom ook rond de betaaldatum en noteer wat je al hebt gecontroleerd.

Een gerichte werkwijze

Neem één open betaling. Zoek in de zakelijke mailbox op leverancier, bedrag, bestelnummer of periode. Controleer bijlagen, downloads en eventueel een eigen upload of foto van een bon. Vind je geen passend document, vraag dan een kopie bij de leverancier aan. Koppel alleen wanneer bedrag, datum en tegenpartij logisch samenhangen.

Zo voorkom je dat een gevonden pdf los in een map belandt terwijl de bijbehorende betaling open blijft. Twijfelgevallen geef je met context aan je boekhouder door.

E-mail in de maandcontrole

TransactieMatcher kan documenten verzamelen uit mailboxen die je binnen de eigen organisatie hebt verbonden. Samen met uploads en camera-opnamen komen die bij de checklist die ontstaat uit een geüpload bankafschrift. Je vergelijkt documenten met betalingen, ziet gaten en maakt daarna een pakket voor je externe boekhouder.

Een portal is alleen een bron wanneer een provider voor jouw organisatie ondersteund en ingeschakeld is. Het product belooft niet dat iedere factuur in elke mailbox of bij elke leverancier automatisch wordt gevonden.

Zoek met kenmerken die op het afschrift staan

Een inbox bevat vaak veel meer dan facturen. Begin daarom niet met brede woorden als “factuur”, maar met kenmerken van één bankregel. Zoek op de zichtbare naam, een deel van het bedrag, een bestelnummer of de maand waarin de betaling plaatsvond. Kijk ook enkele dagen vóór en na de betaaldatum. Een leverancier kan de factuur eerder sturen, terwijl de afschrijving pas later volgt.

Komt de naam op het afschrift je niet bekend voor, kijk dan naar de omschrijving en naar eerdere documenten van dezelfde leverancier. Sommige betalingen lopen via een betaaldienst of handelsnaam. Dat is een aanwijzing om verder te vergelijken, geen reden om het eerste gevonden bestand te koppelen. Controleer of factuurnummer, totaalbedrag en leverancier samen een logisch verhaal vormen.

Houd bij wat je al hebt bekeken

Zonder korte notitie wordt dezelfde zoekactie gemakkelijk herhaald. Noteer bij een open betaling welke mailbox of map je hebt gecontroleerd en wat de volgende stap is. Misschien moet je een collega vragen naar een bon, een download terugzoeken of de leverancier om een kopie vragen. Zo blijft het duidelijk waarom een regel nog openstaat wanneer je later verdergaat of wanneer je boekhouder ernaar vraagt.

Een orderbevestiging, betaalbevestiging of e-mailwisseling kan nuttige achtergrond bevatten. Beschouw die niet automatisch als de factuur. Geef de informatie wel mee als je geen beter document kunt vinden, zodat je boekhouder kan beoordelen wat voor de verwerking nodig is. Je voorkomt daarmee dat een onduidelijke betaling verdwijnt tussen de pdf’s die al wel zijn gevonden.

E-mail is één bron in een complete controle

Ook wanneer je veel facturen per e-mail ontvangt, is de inbox geen volledige administratie. Een bon kan op je telefoon staan, een bestand kan in een downloadmap zijn opgeslagen en een leverancier kan nog een kopie moeten sturen. Gebruik e-mail daarom naast het bankafschrift en de andere bronnen. De betalingschecklist laat zien waar je moet zoeken en welke regels daarna nog aandacht nodig hebben.

Als je de periode afrondt, deel je een pakket met de gevonden documenten en eventuele open vragen met je externe boekhouder. Je hoeft daarvoor geen mailboxrechten te geven. Jij of een bevoegde collega houdt de verbinding met de eigen mailbox in beheer; de boekhouder ontvangt alleen het gekozen pakket. Zo blijft de zoektocht gericht én blijft de controle over toegang bij jouw organisatie.

Begin op tijd met een lastige zoekactie

Een kopie opvragen of een oud gesprek terugvinden kan langer duren dan verwacht. Loop de open betalingen daarom vóór de aanleverdatum na. Dan kun je een vraag rustig afhandelen en hoeft één ontbrekend document niet de hele overdracht te vertragen.

Wat het niet doet

TransactieMatcher is geen e-maildienst of boekhoudpakket, vervangt je boekhouder niet en doet geen btw-aangifte. Je boekhouder krijgt geen mailbox- of portalwachtwoorden; die blijven bij jouw organisatie. Die ontvangt alleen het pakket dat jij downloadt of e-mailt.

Vraag toegang tot TransactieMatcher aan. Accounts worden voor organisaties ingericht en kennen geen openbare zelfaanmelding.

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket.