Administratie aanleveren bij je boekhouder

Zo geef je je boekhouder een logisch startpunt: wat is betaald, welk bewijs is erbij gevonden en welke vraag is nog niet opgelost. Dat is betrouwbaarder dan alleen alle pdf's van een maand doorsturen.

Zorg er ook voor dat je de juiste periode kiest. Een document kan op een andere datum binnenkomen dan de betaling, maar moet wel bij de controle van de periode terug te vinden zijn.

Waarom een bestandsoverdracht vaak onvoldoende is

Een volle map zegt weinig over volledigheid. Er kunnen facturen dubbel in staan, documenten kunnen los van de bijbehorende afschrijving zijn opgeslagen en een betaling kan helemaal geen bewijsstuk hebben. De boekhouder moet dan zelf de bankregels naast de bestanden leggen en alsnog vragen om wat ontbreekt.

Dat is onnodig heen-en-weer werk. Bovendien is een losse vraag lastig terug te plaatsen als er geen overzicht bestaat van wat al gecontroleerd is. Door vooraf vanuit de betalingen te werken, worden de open punten niet vergeten wanneer je het pakket verstuurt.

Een goede aanlevering is dus geen belofte dat alles boekhoudkundig is verwerkt. Het is een duidelijke voorbereiding waarop je boekhouder verder kan.

Stappen voor een rustige overdracht

1. Kies de maand of periode en verzamel het bijbehorende bankafschrift.
2. Gebruik de betalingen als controlelijst voor facturen, bonnen en toelichtingen.
3. Zoek documenten in e-mail, downloads, uploads en andere eigen bronnen.
4. Vergelijk bedragen, data en leverancier voordat je een document bij een betaling legt.
5. Noteer betalingen waarvoor je nog moet zoeken of een kopie moet opvragen.
6. Lever het pakket met zichtbare open punten aan bij je boekhouder.

Bij twijfel hoef je geen eigen boekhoudkundige beslissing te nemen. Vermeld wat je weet en laat de boekhouder beoordelen welke verwerking nodig is. Daarmee voorkom je dat een onzekere koppeling als feit wordt doorgegeven.

Hoe TransactieMatcher de aanlevering voorbereidt

In TransactieMatcher upload je een bankafschrift. Het systeem verwerkt dit tot een checklist van betalingen waarvoor je bewijsstukken kunt verzamelen. Die stukken kunnen uit mailboxen komen die je binnen je eigen organisatie hebt verbonden, via upload worden toegevoegd of met de camera worden vastgelegd.

Voor portals is de mogelijkheid beperkt tot providers die voor jouw organisatie zijn ondersteund en ingeschakeld. Daarna vergelijk je de verzamelde documenten met de betaalregels. Wat past, kun je koppelen; wat nog ontbreekt blijft op de checklist staan.

Als je klaar bent, download je een pakket of stuur je het per e-mail naar je externe boekhouder. Zo wordt de overdracht een afgeronde actie met een duidelijk overzicht, in plaats van een reeks losse bijlagen verspreid over meerdere berichten.

Geen boekhouding of aangifte in de plaats van je boekhouder

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket en vervangt geen boekhouder. Het boekt geen grootboekregels in andere software en dient geen btw-aangifte in. Het helpt met het verzamelen, vergelijken en voorbereiden van bewijsstukken vóór de financiële verwerking.

De externe boekhouder heeft in deze versie geen TransactieMatcher-account of dashboard. De rol is die van ontvanger van een pakket per e-mail, of van een pakket dat jij zelf downloadt en doorstuurt.

Controleer de overdracht nog één keer

Voordat je verstuurt, kijk je of de periode op het afschrift klopt, of de duidelijke documenten bij de juiste betaling staan en of de open punten begrijpelijk zijn omschreven. Vermeld bijvoorbeeld dat je een kopie bij een leverancier hebt aangevraagd. Zo weet je boekhouder wat al is gedaan en wat nog opvolging vraagt. Bewaar geen wachtwoorden of losse mailboxrechten in de aanlevering; die zijn niet nodig voor de controle.

Een korte begeleidende notitie helpt daarbij. Vermeld welke periode je hebt gecontroleerd, welke uitzonderingen nog openstaan en wanneer je vervolg verwacht. Zo kan je boekhouder direct met de juiste informatie beginnen en hoeft niemand te raden of een ontbrekend document al in behandeling is.

Toegang blijft bij je organisatie

Jij of een bevoegde collega verbindt je eigen mailboxen en eventuele portaltoegang. Je boekhouder hoeft geen e-mail- of portalwachtwoorden te kennen. Alleen het door jou gekozen pakket verlaat je organisatie richting de boekhouder.

Wil je je volgende periode gestructureerd klaarzetten? Vraag toegang tot TransactieMatcher aan. Accounts worden voor organisaties ingericht; je meldt je niet zelf openbaar aan.