Administratie compleet aanleveren

Compleet is hierbij geen loze belofte en ook geen oordeel over een btw-aangifte. Sommige bankregels vragen om toelichting in plaats van een factuur. Het gaat erom dat jij en je boekhouder zien wat er beschikbaar is en wat nog uitgezocht moet worden.

Met die werkwijze wordt aanleveren een vaste afsluiting van de maand, niet een haastige verzameling bestanden zodra er om wordt gevraagd.

Waarom compleet anders is dan veel documenten

Een map met honderd bestanden kan toch onvolledig zijn. Er kan een factuur bij de verkeerde betaling liggen, een bon kan nog op een telefoon staan en een afschrijving kan helemaal ontbreken in de documentenset. Wie alleen bestandsnamen controleert, mist het verband met het afschrift.

De boekhouder merkt dat verband vaak als eerste op. Dan volgt een lijst met ontbrekende stukken, terwijl jij dacht alles te hebben gestuurd. Door zelf eerst de betaalregels te gebruiken, voorkom je een deel van dat herstelwerk en houd je overzicht over de acties die nog nodig zijn.

Dit is ook prettig voor collega’s: iedereen werkt naar dezelfde lijst toe en niet naar eigen losse mappen of inboxen.

Controleer vóór je verstuurt

1. Kies de maand of periode die je gaat afronden.
2. Upload of open het bankafschrift en loop de relevante betalingen na.
3. Verzamel documenten uit e-mail, uploads, camera-opnamen en andere eigen bronnen.
4. Vergelijk per document bedrag, datum en leverancier met een betaalregel.
5. Maak een korte actielijst voor ontbrekende of onduidelijke stukken.
6. Deel het pakket plus eventuele open punten met je boekhouder.

Een open punt verbergen maakt de aanlevering niet completer. Benoem het liever, bijvoorbeeld dat een kopiefactuur is opgevraagd. Je boekhouder kan dan de juiste vervolgactie bepalen zonder dezelfde zoektocht opnieuw te starten.

De checklist in TransactieMatcher

TransactieMatcher verwerkt een geüpload bankafschrift tot een checklist met verwachte documenten. Je verzamelt bewijsstukken vanuit verbonden e-mailmailboxen, uploadt bestanden of legt een bon vast met de camera. Portalen zijn alleen een mogelijke bron bij providers die voor jouw organisatie zijn ondersteund en ingeschakeld.

De checklist helpt je documenten met betalingen te vergelijken en duidelijke koppelingen te maken. Hij laat ook zien welke betalingsregels nog geen passend bewijsstuk hebben. Wanneer je de controle hebt uitgevoerd, maak je een pakket dat je downloadt of per e-mail aan je externe boekhouder stuurt.

Zo wordt compleet aanleveren een proces: bankafschrift, checklist, verzamelen, koppelen, gaten nalopen en pakket. Het blijft jouw controle, met ruimte voor vragen die de boekhouder moet beoordelen.

Wat TransactieMatcher niet doet

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, vervangt je boekhouder niet en dient geen btw-aangifte in. Het maakt geen grootboekboekingen in andere software. Het bereidt documenten en betalingsinformatie voor, zodat de echte verwerking met betere informatie kan beginnen.

Het biedt ook geen praktijkdashboard waarop een administratiekantoor meerdere klanten beheert. In v1 ontvangt een externe boekhouder een pakket per e-mail, of jij stuurt een gedownload pakket zelf door.

Maak volledigheid bespreekbaar

Controleer niet alleen wat je gevonden hebt, maar ook waarom een regel nog openstaat. Is er al in e-mail gezocht, ligt een bon nog bij een collega, of is een kopie bij de leverancier gevraagd? Die korte context maakt het pakket bruikbaarder. Je hoeft een twijfelgeval niet zelf op te lossen: je voorkomt vooral dat het onzichtbaar wordt tussen de documenten die al wel compleet lijken.

Plan de controle op tijd. Een dag eerder beginnen geeft ruimte om een kopie op te vragen en voorkomt dat je onder druk een document aan de verkeerde betaling koppelt. Compleet aanleveren betekent ook dat je open punten eerlijk en begrijpelijk doorgeeft.

Wachtwoorden deel je niet met je boekhouder

De klantorganisatie houdt eigen mailbox- en portaltoegang in beheer. Jij of een bevoegde collega legt die verbindingen, waar gebruikt, zelf. Je boekhouder heeft nooit die wachtwoorden nodig en ziet alleen wat je in het pakket deelt.

Wil je vóór het aanleveren zien welke betaalregels nog aandacht vragen? Vraag toegang tot TransactieMatcher aan. Toegang wordt voor organisaties ingericht; openbare zelfaanmelding is niet beschikbaar.