Administratie controleren voor de btw-aangifte

TransactieMatcher dient zelf geen btw-aangifte in. Het helpt bij de voorbereiding: van bankafschrift naar checklist, van checklist naar bewijsstukken en van open punten naar een pakket voor je boekhouder.

Wacht niet tot de laatste dag met controleren. Een kopiefactuur opvragen of een onduidelijke betaling uitzoeken kost soms meer tijd dan verwacht.

Waarom deze controle vóór de deadline telt

Een kwartaaldeadline maakt zichtbaar wat in de maandroutine is blijven liggen. Facturen zitten misschien in e-mail, bonnetjes zijn nog niet toegevoegd en een leverancier moet nog een kopie sturen. Als je dat pas ontdekt wanneer de boekhouder de aangifte voorbereidt, ontstaat er druk bij iedereen.

Een bankafschrift biedt een duidelijke grens. Het laat zien welke betalingen je in de gekozen periode kunt nalopen. Daarmee maak je geen fiscale conclusie, maar je voorkomt dat betaalregels zonder enige onderbouwing onopgemerkt blijven.

De uitkomst mag een korte lijst met vragen bevatten. Dat is nuttiger dan doen alsof alle documenten compleet zijn terwijl er nog informatie ontbreekt.

Controleer stap voor stap

1. Bepaal welke maand of welk kwartaal je wilt voorbereiden.
2. Neem de relevante bankafschriften en loop de zakelijke betalingen langs.
3. Verzamel facturen, bonnen en andere beschikbare documenten uit e-mail, uploads en eigen bestanden.
4. Vergelijk documenten met datum, bedrag en leverancier van de betaling.
5. Vraag ontbrekende kopieën tijdig op en noteer bijzondere transacties.
6. Lever een gecontroleerd pakket met open punten aan je boekhouder aan.

Je boekhouder blijft verantwoordelijk voor de boekhoudkundige en fiscale beoordeling. Geef daarom ook documenten of situaties door waar je zelf niet zeker van bent. Een controlelijst is bedoeld om vragen naar voren te halen, niet om ze weg te drukken.

Hoe TransactieMatcher helpt voorbereiden

Met TransactieMatcher upload je een bankafschrift en krijg je een checklist van betalingen waarvoor je documenten kunt verzamelen. Je kunt bewijsstukken halen uit verbonden e-mailmailboxen, bestanden uploaden of een bon met de camera vastleggen. Portalen zijn alleen beschikbaar waar een provider voor jouw organisatie is ondersteund en ingeschakeld.

Je vergelijkt de verzamelde documenten met betalingen en ziet welke regels nog een bewijsstuk of toelichting missen. Vervolgens download je een pakket of e-mail je het naar je externe boekhouder. Die kan de informatie gebruiken voor de verdere verwerking en de aangifte, zonder toegang tot je mailboxen of portals.

Deze voorbereiding past zowel bij een maandelijkse routine als bij een extra controle vóór een aangiftemoment. Het maakt niet automatisch elke betaling juist; jij houdt de controle over wat je deelt.

Wat TransactieMatcher niet doet

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket en geen fiscale aangifteservice. Het vervangt je boekhouder niet, maakt geen boekingen in andere software en dient geen btw-aangifte in. Ook belooft het geen universele bankfeed of toegang tot alle leveranciersportalen.

Het product ordent de voorbereiding rondom een aangeleverd bankafschrift. Gebruik dat als basis voor een beter gesprek met je boekhouder, niet als vervanging van professioneel advies.

Plan ruimte voor vragen

Een controle is sterker wanneer je hem een paar dagen vóór de gewenste aanleverdatum doet. Dan kun je nog een leverancier om een kopie vragen of een onduidelijke afschrijving toelichten. Zet bij elke open regel de feiten die je wel kent: datum, bedrag, omschrijving en wat je al hebt gezocht. Zo kan je boekhouder sneller bepalen welke informatie nog nodig is.

Rond eerst de duidelijke betalingen af en houd daarna een korte lijst met uitzonderingen over. Zo krijgt iedere lastige regel aandacht zonder dat de hele administratie op één ontbrekend document blijft wachten. Geef die lijst met het pakket mee aan je boekhouder.

Zo blijft de voorbereiding rustig, controleerbaar en bruikbaar voor de inhoudelijke beoordeling die daarna volgt.

Wachtwoorden blijven buiten de overdracht

Jij of een bevoegde collega verbindt mailboxen en eventuele portaltoegang binnen de eigen organisatie. Je boekhouder krijgt die wachtwoorden niet. De boekhouder ontvangt alleen het pakket dat jij hebt gecontroleerd en bewust deelt.

Wil je open betalingen zien voordat je je administratie aanlevert? Vraag toegang tot TransactieMatcher aan. Toegang wordt voor organisaties ingericht; er is geen openbare zelfaanmelding.