Administratie klaarzetten voor je boekhouder

Kies eerst de periode en sluit die praktisch af. Noteer bijvoorbeeld welke maand of welk kwartaal je voorbereidt, tot welke datum je bankregels hebt meegenomen en wanneer je de laatste documenten hebt verzameld. Houd nieuwe stukken die na die controle binnenkomen apart als vervolg. Zo voorkom je dat je tijdens het aanleveren telkens terug moet naar een map die al ‘klaar’ leek.

Werk vanuit een vaste controlelijst

Zet de zakelijke banktransacties van de periode naast de beschikbare documenten. Het afschrift is geen boekhoudkundige conclusie, maar wel een bruikbare lijst om te zien waar bewijsstukken kunnen ontbreken. Kijk bij elke relevante uitgave of ontvangst of er een factuur, bon, creditnota of andere context beschikbaar is. Vergelijk meer dan alleen het bedrag: controleer naam, datum, omschrijving en referentie waar mogelijk.

Maak vervolgens herkenbare groepen. Bewaar inkoopfacturen en bonnetjes bij elkaar, verkoopfacturen en creditnota’s apart, en houd bankinformatie als eigen bron. Voeg een kleine map of lijst toe voor onzekere gevallen. Daarin komen bijvoorbeeld een onverklaarde afschrijving, een factuur met een afwijkend bedrag, een betaling in delen of een document dat nog niet aan een bankregel is verbonden. Je boekhouder kan die uitzonderingen dan gericht oppakken.

Controleer de kwaliteit van je bestanden. Zijn alle pagina’s aanwezig? Is een bon leesbaar? Is een download een echte factuur of alleen een bestelling? Als een document niet voldoende informatie bevat, voeg dan een aparte toelichting of beschikbare correspondentie toe. Verander de bron niet om die ‘passend’ te maken. De boekhouder moet kunnen onderscheiden tussen het originele document en jouw context.

Houd open punten bij voordat je verstuurt

Een open-puntenlijst voorkomt losse herinneringen en telefoontjes. Noteer per punt de bankdatum, leverancier of omschrijving, het bedrag en de status. Schrijf bijvoorbeeld dat een kopie is aangevraagd, dat een medewerker de aankoop nog bevestigt of dat je niet weet bij welke factuur een betaling hoort. Vermeld ook wanneer je denkt iets na te sturen, zonder te beloven wat je niet kunt waarmaken.

Kijk vooral naar uitzonderingen die makkelijk verdwijnen. Een terugbetaling kan op een gewone ontvangst lijken. Een abonnement kan onder een handelsnaam op het afschrift staan. Een privékostenpost via de zakelijke rekening vraagt mogelijk om context. Verzamel de feiten en leg ze voor; beslis niet zelf hoe ze geboekt moeten worden. Ook een ontbrekend bonnetje blijft beter zichtbaar als open punt dan wanneer het wordt vervangen door een niet-passend bestand.

Maak de overdracht herhaalbaar. Gebruik elke maand of elk kwartaal dezelfde hoofdstructuur en dezelfde naamgeving voor bestanden. Zo kun je bij een vraag snel terugvinden waar een document vandaan kwam. Vraag je boekhouder na een eerste ronde welke informatie de volgende keer eerder of anders moet worden aangeleverd. Die feedback is vaak praktischer dan een algemene checklist.

Hoe TransactieMatcher kan helpen

TransactieMatcher ondersteunt de voorbereiding vanuit je bankafschrift. Na een upload maakt het een checklist van betalingen en verwachte bewijsstukken. Je kunt documenten toevoegen vanuit verbonden e-mailmailboxen, bestanden uploaden en duidelijke matches beoordelen. Hierdoor kun je zien welke betaalregels nog zonder passend document zijn en welke documenten nog nader bekeken moeten worden.

Na jouw controle kun je een voorbereid pakket downloaden of per e-mail delen met een externe boekhouder. TransactieMatcher maakt geen boekingen, vervangt je boekhouder niet en dient geen btw-aangifte in. Het is bedoeld om documenten, betaalcontext en open vragen overzichtelijk over te dragen. Je boekhouder krijgt daarbij geen mailbox- of portalwachtwoorden; die blijven bij jou of een bevoegde collega.

Niet elk portaal of elke leverancier kan automatisch documenten opleveren. Beschikbaarheid hangt af van de providers die voor jouw organisatie zijn ingeschakeld. Controleer daarom zelf het resultaat en upload wat je al hebt. Als een verwacht document ontbreekt, laat dat als open punt in het overzicht staan in plaats van aan te nemen dat de administratie daarmee compleet is.

De laatste vijf minuten voor verzending

Controleer voor je verstuurt de periode, de bronbestanden, de leesbaarheid en de open-puntenlijst. Voeg een korte begeleidende notitie toe met wat je aanlevert en wat nog volgt. Verstuur het pakket via de afgesproken route en bewaar een kopie van wat je hebt gedeeld. Dan kun je vragen later beantwoorden zonder opnieuw alle mappen af te gaan.

Voor een factuurroutine kun je verder met Facturen aanleveren bij je boekhouder. Lees Een complete boekhoudmap maken voor een eenvoudige structuur en Mijn boekhouder mist documenten als je een aanvullingsverzoek wilt afhandelen. Vraag toegang tot TransactieMatcher aan als je de voorbereiding per periode wilt structureren. Accounts worden voor organisaties ingericht en zijn niet via openbare zelfaanmelding beschikbaar.

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket.

Gerelateerde pagina’s

• Administratie compleet aanleveren
• Bankafschrift naar complete administratie
• Ontbrekende documenten in je administratie