Mijn boekhouder mist documenten

Vraag om de concrete kenmerken als die niet in het verzoek staan: datum, bedrag, leverancier, omschrijving of een referentie. Soms blijkt een document wel aanwezig te zijn, maar onder een onverwachte bestandsnaam of in een eerdere aanlevering. Controleer ook of je boekhouder om een factuur, bon, creditnota, bankregel of toelichting vraagt. Die documenten kunnen elkaar aanvullen, maar zijn niet zonder meer uitwisselbaar.

Zoek vanuit de transactie en houd het spoor bij

Neem de relevante bankregel als startpunt. Kijk naar de naam op het afschrift, het bedrag, de betaaldatum en de omschrijving. Zoek vervolgens in e-mail, downloads, je documentmap, fotobibliotheek en de klantomgeving van de leverancier. Een leveranciersnaam op het afschrift kan verschillen van de naam op de factuur. Controleer daarom meerdere kenmerken voordat je een bestand verstuurt.

Vind je een kandidaat, controleer dan of het document volledig en leesbaar is. Stuur alle pagina’s mee en behoud het originele bestand waar mogelijk. Als het bedrag afwijkt, bijvoorbeeld door korting, een deelbetaling of een terugbetaling, noteer dat direct. Voeg de beschikbare context toe, zoals een betaalbevestiging of correspondentie, maar laat de boekhouder beoordelen hoe de situatie verwerkt moet worden.

Maak een korte registerregel voor elk ontbrekend stuk. Daarin kun je vastleggen: welke betaling of documentvraag het betreft, waar je hebt gezocht, wat je hebt gevonden en wat de volgende actie is. Bijvoorbeeld ‘kopie aangevraagd bij leverancier op 12 mei’. Dit register voorkomt dat dezelfde zoektocht meerdere keren wordt gedaan en geeft je boekhouder een bruikbare voortgangsupdate.

Wees duidelijk wanneer iets niet beschikbaar is

Soms is een document echt niet meer te vinden. Probeer dan niet een ongerelateerd bestand als vervanging te gebruiken. Bewaar de bankregel, relevante bestelling, e-mail of andere feiten die er wel zijn, en leg uit dat het oorspronkelijke document ontbreekt. Vraag de boekhouder welke aanvullende onderbouwing nodig kan zijn. Die kan je situatie beoordelen; jij hoeft niet zelf te besluiten of een post voldoende is gedocumenteerd.

Bij een onbekende afschrijving kan het helpen om na te gaan of sprake is van een abonnement, terugbetaling, voorschot, kaartbetaling of privé-uitgave. Vraag een medewerker of mede-eigenaar alleen om concrete informatie: waar ging de aankoop over, is er een document en waar staat dat? Vermijd aannames over het zakelijke karakter. Een korte, eerlijke toelichting is beter dan een verhaal dat niet met de betaalregel te verbinden is.

Plan ook een moment om herhaalde verzoeken te bekijken. Als steeds dezelfde soort documenten ontbreekt, is de oplossing meestal een vaste routine bij ontvangst: direct downloaden, fotograferen of labelen. Daarmee wordt de volgende aanlevering minder afhankelijk van terugzoeken onder tijdsdruk.

Voorbereiden met TransactieMatcher

TransactieMatcher kan helpen om ontbrekende documenten zichtbaar te houden tijdens de voorbereiding. Na een geüpload bankafschrift maakt het een checklist van betalingen en verwachte bewijsstukken. Je kunt bestanden uploaden, documenten uit verbonden e-mailmailboxen verzamelen en duidelijke verbanden beoordelen. Betalingen waarvoor nog geen passend document is gevonden blijven op de lijst staan, net als documenten die nog geen duidelijke betaalcontext hebben.

Dat overzicht kun je gebruiken om een gericht antwoord voor je boekhouder klaar te zetten. Een voorbereid pakket kan worden gedownload of per e-mail worden gedeeld, met documenten, betaalcontext en open punten bij elkaar. TransactieMatcher vervangt geen boekhouder, maakt geen boekingen in andere software en dient geen btw-aangifte in. Het biedt voorbereiding, geen definitieve administratieve beoordeling.

Niet alle portalen of leveranciers zijn beschikbaar voor automatische verzameling. Alleen providers die voor jouw organisatie worden ondersteund en ingeschakeld kunnen zo worden gebruikt. Controleer daarom zelf wat is gevonden en voeg bestanden toe die al beschikbaar zijn. Je mailbox- en portalwachtwoorden blijven bij jou of een bevoegde collega, ook wanneer je een pakket naar een externe boekhouder stuurt.

Sluit het verzoek zorgvuldig af

Antwoord per gevraagd document: stuur het bestand mee, geef aan dat een kopie is aangevraagd, of benoem dat het niet beschikbaar is met de feiten die je wel hebt. Vermeld de periode en de betrokken betaling, zodat het antwoord niet losraakt van de vraag. Werk daarna je eigen open-puntenlijst bij. Zo kun je bij een vervolg direct zien wat de status is.

Lees Ontbrekende documenten in je administratie voor een breder zoekplan, Documenten aanleveren voor de boekhouding voor een nette overdracht en Mijn boekhouder vraagt steeds om bonnetjes voor die specifieke situatie. Vraag toegang tot TransactieMatcher aan als je open documentvragen naast je bankafschrift wilt voorbereiden. Accounts worden voor organisaties ingericht en zijn niet via openbare zelfaanmelding beschikbaar.

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket.

Gerelateerde pagina’s

• Bewijsstuk ontbreekt: wat moet ik doen?
• Facturen missen in je boekhouding
• Kopie factuur opvragen