Zijn al mijn facturen compleet?

Volledig betekent ook niet dat je alle vragen zelf moet beantwoorden. Sommige regels vragen een kopiefactuur, een bon van een collega of beoordeling door je boekhouder. Een goede controle maakt die uitzonderingen zichtbaar en beschrijft wat er al is gedaan.

Kijk vanuit twee kanten

Controleer eerst welke documenten je hebt, maar kijk daarna altijd terug naar het afschrift. Een document kan dubbel zijn, bij een andere periode horen of nooit aan een betaling zijn gekoppeld. Het afschrift laat juist de uitgaven zien die geen vanzelfsprekend bestand hebben opgeleverd.

Kies één maand of kwartaal. Neem de relevante zakelijke afschrijvingen door en vergelijk datum, bedrag, omschrijving en mogelijke leverancier met de beschikbare stukken. Een factuurdatum hoeft niet overeen te komen met de betaaldatum. Gebruik dan extra kenmerken, zoals factuurnummer, bestelling of periode, voordat je een koppeling maakt.

Een controlelijst voor volledigheid

1. Zet de betaalregels van de gekozen periode op een controlelijst.
2. Verzamel facturen en bonnetjes uit mailboxen, uploads, downloads en camera-opnamen.
3. Vergelijk ieder mogelijk document met de bijbehorende betaling.
4. Koppel wat duidelijk past en markeer dubbele of onzekere gevallen.
5. Geef iedere open regel een actie: zoeken, kopie vragen, collega benaderen of voorleggen.
6. Deel de open vragen samen met de gevonden stukken.

Een bekende leveranciersnaam is onvoldoende bewijs wanneer er meerdere betalingen zijn. Zeker bij abonnementen kan een oude factuur onbedoeld aan een nieuwe incasso worden gekoppeld. Houd twijfel zichtbaar. Een onzekere match geeft een vals gevoel van volledigheid en kost later extra tijd.

Compleet aanleveren is transparant aanleveren

Je administratie kan al behoorlijk compleet zijn terwijl enkele regels nog openstaan. Door die regels mee te geven met status en context, weet je boekhouder wat er ontbreekt en hoeft die niet te gissen. Noteer bijvoorbeeld dat een kopie is aangevraagd, welke mailboxen zijn gecontroleerd of waarom je vermoedt dat de regel geen gewone inkoopfactuur heeft.

De boekhouder beoordeelt uiteindelijk de verwerking en kan aangeven welk bewijs of welke toelichting nodig is. Jij houdt de voorbereiding praktisch: documenten verzamelen, passende koppelingen maken en open punten herkenbaar houden. Zo hoeft de boekhouder niet in jouw mailboxen of portals te werken.

Hoe TransactieMatcher helpt

TransactieMatcher maakt van een geüpload bankafschrift een checklist met betalingen en verwachte bewijsstukken. Je verzamelt documenten uit verbonden e-mailmailboxen, via upload of met de camera. Voor portalen geldt dat alleen providers die voor jouw organisatie ondersteund en ingeschakeld zijn, als bron kunnen worden gebruikt.

Je vergelijkt en koppelt documenten met betalingsregels. Wat geen passend stuk heeft, blijft zichtbaar als een open punt. Vervolgens kun je het voorbereide pakket downloaden of per e-mail naar je externe boekhouder sturen. Daarmee deel je de administratie zonder mailbox- of portalwachtwoorden af te staan.

Maak de controle onderdeel van je ritme

Plan deze stap kort na afloop van de periode. Dan zijn leveranciers en uitgaven nog herkenbaar en is een kopie sneller op te vragen. Een vaste korte controle is meestal rustiger dan vlak voor een aanlevermoment alles tegelijk proberen te vinden. Begin bij grote, terugkerende of onbekende betalingen als je niet alles direct kunt doen.

Lees voor de kernvraag Welke facturen ontbreken nog?. Voor een gerichte controle zie Facturen controleren op ontbrekende stukken. Voor het overdragen van het resultaat helpt Administratie compleet aanleveren.

Herhaalbare controle geeft meer zekerheid

Volledigheid is geen eenmalige uitspraak over je hele archief. Het is de uitkomst van een controle voor een duidelijke periode. Herhaal die controle na iedere maand en gebruik steeds dezelfde vragen. Dan ontdek je verschillen terwijl leveranciers en uitgaven nog herkenbaar zijn, en hoef je vlak voor aanlevering niet terug te zoeken door meerdere maanden tegelijk.

Zie je dat dezelfde leverancier vaak ontbreekt, verander dan waar mogelijk de ontvangst: laat documenten naar een vaste zakelijke mailbox sturen of voeg ze direct toe zodra ze binnenkomen. De afschriftcontrole blijft daarna de check dat die afspraak ook werkelijk alle relevante regels bereikt.

Wat TransactieMatcher niet doet

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, vervangt geen boekhouder en dient geen btw-aangifte in. Het doet geen boekingen in andere software. Jij of een bevoegde collega beheert eigen mailbox- en eventuele portalwachtwoorden; de boekhouder krijgt uitsluitend het gedeelde pakket.

Vraag toegang tot TransactieMatcher aan om facturen vanuit betalingen op volledigheid te controleren. Accounts worden voor organisaties ingericht en zijn niet via openbare zelfaanmelding beschikbaar.

Gerelateerde pagina’s

• Welke facturen ontbreken nog?
• Facturen controleren op ontbrekende stukken
• Administratie compleet aanleveren