Welke facturen ontbreken bij de maandafsluiting?

Bepaal eerst welke maand en welke zakelijke rekeningen je controleert. Neem een afschrift of het afgesproken transactieoverzicht als werkblad. Houd factuurdatum en betaaldatum naast elkaar, maar verwissel ze niet. Een document kan in een andere maand zijn betaald, en een betaling kan betrekking hebben op meerdere documenten. Je boekhouder beoordeelt de verwerking; jouw controle richt zich op het bijeenbrengen van bronnen.

Zoek met meerdere kenmerken tegelijk

Loop de relevante uitgaven en ontvangsten één voor één langs. Zoek bij een regel op leverancier, handelsnaam, bedrag, datum, omschrijving en betaalreferentie. Kijk in e-mail, downloadmap, documentopslag, fotobibliotheek en de klantomgeving van de leverancier. Bij kaartbetalingen kan de naam op het afschrift afwijken van de naam op een factuur. Een combinatie van kenmerken maakt het minder waarschijnlijk dat je een verkeerd document kiest.

Maak onderscheid tussen een ontbrekende factuur, een document dat nog niet is betaald en een betaling die geen document lijkt te hebben. Zet iedere situatie op een eigen regel met een status. Dat voorkomt dat je een openstaande factuur weglaat omdat er geen bankmatch is, of dat je een betaling zonder bewijsstuk over het hoofd ziet. Een maandafsluiting wordt zo een overzicht van bekende feiten in plaats van een zoekactie zonder einde.

Controleer gevonden documenten op volledigheid. Een bon moet leesbaar zijn en de kerngegevens tonen. Bij een pdf moeten alle pagina’s aanwezig zijn. Een bestelbevestiging of bankmelding kan ondersteunend zijn, maar is niet altijd de factuur waar je naar zoekt. Bewaar de bron en voeg aanvullende informatie afzonderlijk toe. Zo kan je boekhouder zien wat het document zelf zegt en welke context je erbij hebt gevonden.

Behandel afwijkingen als onderzoek

Een afwijkend bedrag is reden om verder te kijken, niet om de match weg te schrijven. Mogelijke verklaringen zijn korting, verzending, deelbetaling, creditnota, wisselkoers of een verzamelbetaling. Verzamel de betrokken documenten en de bankregel; noteer vervolgens wat onduidelijk is. Hetzelfde geldt voor een terugbetaling, een onbekende leverancier of een mogelijke privé-uitgave via de zakelijke rekening.

Als je niets vindt, vraag dan gericht een kopie op bij de leverancier. Noteer wanneer je dat deed en bewaar relevante bestel- of e-mailgegevens. Is een document niet meer beschikbaar, stuur dan geen willekeurig alternatief mee. Houd de bankregel, je zoeknotitie en de context die je wel hebt bij elkaar en vraag je boekhouder wat er nog nodig is. Dat is betrouwbaarder dan een map die volledig lijkt, maar niet te herleiden is.

Gebruik je lijst ook om patronen te herkennen. Komt een bepaalde factuur iedere maand te laat binnen, of raken fysieke bonnetjes telkens kwijt? Dan kun je de bron eerder vastleggen: een download direct opslaan, een bon meteen fotograferen of een leverancier een vast e-mailadres laten gebruiken. Kleine veranderingen tijdens de maand beperken de zoektocht bij de afsluiting.

Ondersteuning vanuit TransactieMatcher

TransactieMatcher kan de maandcontrole voorbereiden vanaf een geüpload bankafschrift. Het maakt een checklist van betalingen en verwachte bewijsstukken. Je kunt documenten uit verbonden e-mailmailboxen verzamelen, bestanden uploaden en duidelijke koppelingen beoordelen. Regels zonder passend document blijven zichtbaar, net als documenten die nog geen duidelijke betaalcontext hebben.

Je kunt na controle een voorbereid pakket downloaden of per e-mail met een externe boekhouder delen. TransactieMatcher is geen boekhoudpakket en maakt geen boekingen in andere software. Het neemt niet de beoordeling van je boekhouder over en dient geen btw-aangifte in. Het hulpmiddel helpt vooral om de gevonden documenten, de bankcontext en de open vragen samen te houden.

Automatische verzameling kan niet voor iedere leverancier of ieder portaal beschikbaar zijn. Alleen ondersteunde en voor jouw organisatie ingeschakelde providers kunnen worden gebruikt. Controleer wat daadwerkelijk is gevonden, upload bestanden die je al hebt en laat ontbrekende facturen als open punt staan. Toegangen tot mailboxen en portalen blijven bij jou of een bevoegde collega.

Van vragenlijst naar overdracht

Stuur je boekhouder niet alleen de gevonden facturen, maar ook de korte lijst met resterende vragen. Benoem de maand, de betrokken bankregel en wat je al hebt gedaan. Zo kan je boekhouder beslissen waar vervolg nodig is. Bewaar de lijst en werk hem bij wanneer een kopie binnenkomt. De volgende maand kun je dezelfde routine herhalen zonder opnieuw te beginnen.

Lees Is mijn maandadministratie compleet? voor de bredere maandcheck, Ontbrekende facturen vinden voor het terugzoeken en Facturen compleet controleren voor een controle vóór overdracht. Vraag toegang tot TransactieMatcher aan als je ontbrekende facturen naast je bankafschrift wilt onderzoeken. Accounts worden voor organisaties ingericht en zijn niet via openbare zelfaanmelding beschikbaar.

Het vervangt geen boekhouder. Je koppelt zelf mailboxen en eventuele portals; je boekhouder krijgt geen wachtwoorden.

Gerelateerde pagina’s

• Factuur zoeken op bankbetaling
• Betaling zonder bon
• Kopie factuur opvragen