Facturen verzamelen
Ontbrekende facturen vinden
Ontbrekende facturen vind je het snelst door niet met je documentenmap te beginnen, maar met de betalingen die je wilt kunnen verklaren. Open het bankafschrift van de betreffende maand en neem per relevante regel de datum, het bedrag en de omschrijving over. Die drie gegevens geven je een concrete zoekopdracht in plaats van een algemene zoektocht naar pdf's.
Zo ziet controle eruit in de praktijk
Voorgestelde koppeling
- Bol.com Gevonden in Gmail
- Adobe Factuur in Gmail
- NS Business Card Nog geen document
- KPN Zakelijk Upload 2 dagen geleden
Zie in één oogopslag welke betalingen nog bewijs missen.
Begin bij je bankafschrift. Elke regel wordt een controlepunt: gevonden document, mogelijke match of nog openstaand.
Uitgebreide uitleg
Vind je geen factuur, dan is dat nog geen bewijs dat die nooit is verstuurd. Misschien staat hij in een andere mailbox, is hij onder een handelsnaam verzonden, ligt er alleen een bon op een telefoon of moet de leverancier een kopie leveren. Het doel is daarom niet om elk open punt onmiddellijk weg te werken, maar om helder te krijgen welke betaling welk vervolg nodig heeft.
Waarom zoeken op bestanden vaak vastloopt
In een drukke maand komen documenten via verschillende routes binnen. Een abonnement stuurt een pdf per e-mail, een medewerker bewaart een bon, een leverancier plaatst een document in een portaal en iemand uploadt een bestand pas later. Een goed gevulde map zegt dan weinig over de vraag of alle betaalde uitgaven zijn onderbouwd.
Wie alleen bestanden sorteert, ziet vooral wat er al is. De betaling die nergens een document heeft achtergelaten, blijft gemakkelijk onzichtbaar. Het bankafschrift keert die volgorde om: iedere regel wordt een controlepunt. Zo ontdek je ook dat een document al gevonden is maar nog niet bij de juiste betaling ligt.
Begin met een kleine, herhaalbare controle
Kies één periode en beperk je eerst tot zakelijke betalingen die je niet direct kunt verklaren. Werk vervolgens in deze volgorde:
- Noteer bij de betaling datum, bedrag, omschrijving en mogelijke tegenpartij.
- Zoek in de zakelijke mailbox op leverancier, bedrag, bestelnummer en periode.
- Controleer downloads, eerdere uploads en bewaarde foto’s van bonnetjes.
- Kijk alleen in een portaal als die provider voor jouw organisatie is ondersteund en ingeschakeld.
- Vergelijk een gevonden document met de betaalregel en zet twijfel apart.
- Vraag een kopie aan wanneer je geen passend stuk vindt.
Een factuurdatum hoeft niet gelijk te zijn aan de betaaldatum. Ook kan een betaaldienst op het afschrift een andere naam tonen dan de leverancier op de factuur. Vergelijk daarom altijd meer dan één kenmerk. Het totaalbedrag, de periode, het factuurnummer en de omschrijving helpen om een link aannemelijk te maken. Koppel niet alleen omdat een naam bekend klinkt.
Maak van elk gat een volgende actie
Een lijst met ‘ontbrekend’ wordt pas nuttig wanneer er per regel een vervolg staat. Schrijf bijvoorbeeld op: ‘in mailbox gezocht’, ‘bon bij collega’, ‘kopie bij leverancier gevraagd’ of ‘aan boekhouder voorleggen’. Daarmee voorkom je dat jij of iemand anders twee weken later opnieuw dezelfde speurtocht uitvoert.
Sommige betalingen blijken geen gewone inkoopfactuur te hebben. Denk aan een terugbetaling, een privé-uitgave die toelichting nodig heeft, of een afschrijving waarvan de boekhouder moet beoordelen welk bewijs passend is. Noteer de feiten die je kent, zonder zelf een boeking te verzinnen. De boekhouder houdt de inhoudelijke beoordeling; jij zorgt dat de open vraag zichtbaar en herkenbaar blijft.
Hoe TransactieMatcher de volgorde ondersteunt
Met TransactieMatcher upload je een bankafschrift als uitgangspunt. Daaruit ontstaat een checklist met betalingen en verwachte bewijsstukken. Je kunt documenten verzamelen vanuit verbonden e-mailmailboxen, via upload of met de camera. Portalen zijn alleen een aanvullende bron wanneer een provider voor jouw organisatie wordt ondersteund en is ingeschakeld.
Daarna vergelijk en koppel je documenten met betaalregels. Duidelijke gevallen werk je af; betalingen zonder passend stuk blijven zichtbaar als open punt. Wanneer de voorbereiding klaar is, kun je een pakket downloaden of per e-mail delen met je externe boekhouder. Dat maakt het makkelijker om samen te zien wat compleet is en welke vragen nog lopen.
De werkwijze is niet bedoeld om iedere administratie automatisch te verklaren. Een document kan ontbreken, een bedrag kan afwijken en een menselijke controle blijft nodig. Juist daarom helpt een afschriftgestuurde checklist: je hoeft niet te onthouden welke losse zoekactie nog openstaat.
Houd de maandafsluiting beheersbaar
Plan de controle vóór het moment waarop je documenten aanlevert. Dan is een ontbrekende factuur een concrete taak met tijd om een kopie op te vragen, geen verrassing nadat je boekhouder vragen heeft gestuurd. Begin desnoods met de grootste of minst herkenbare betalingen. De rest kun je later volgen zonder het overzicht te verliezen.
Voor een bredere maandcontrole lees je ook Welke facturen ontbreken nog?. Gaat het vooral om kosten van leveranciers, dan helpt Ontbrekende inkoopfacturen opsporen. Is het document vroeger wel ontvangen maar nergens meer te vinden, bekijk dan Factuur kwijt: wat nu?.
Wat TransactieMatcher niet doet
TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, vervangt je boekhouder niet en dient geen btw-aangifte in. Het doet ook geen boekingen in andere software. Jij of een bevoegde collega beheert eigen mailbox- en eventuele portalwachtwoorden; je boekhouder hoeft die niet te krijgen en ontvangt alleen het pakket dat jij deelt.
Vraag toegang tot TransactieMatcher aan wanneer je betalingen als vaste controlelijst wilt gebruiken. Accounts worden voor organisaties ingericht; er is geen openbare zelfaanmelding.
Gerelateerde pagina’s
Van openstaande betaling naar compleet dossier.
Je ziet per betaling wat nog ontbreekt, vult gericht aan vanuit mail en uploads, en levert één maandpakket aan bij je boekhouder. Minder heen-en-weer, minder last-minute zoeken.
- Start bij het bankafschrift als checklist.
- Zie meteen welke betalingen nog bewijs nodig hebben.
- Koppel facturen en bonnetjes aan de juiste betaling.
- Stuur één compleet dossier door naar je boekhouder.
Verder lezen
Past dit bij jouw administratie?
Je bankafschrift wordt een checklist die steeds korter wordt. Ervaar het nu.
- Werkt naast je huidige boekhouding
- Start bij je bankafschrift