Welke facturen staan nog open?

De vraag achter de vraag

Wie vraagt welke facturen nog openstaan, wil meestal twee dingen weten. Ten eerste: klopt mijn beeld, of ben ik iets vergeten. Ten tweede: moet ik ergens achteraan. Dat zijn twee verschillende antwoorden, en je hebt er een lijst voor nodig die je kunt vertrouwen.

Het lastige is dat de informatie verspreid staat. Wat je hebt verstuurd staat op de ene plek, wat je hebt ontvangen op de andere. Zolang je die twee niet aan elkaar knoopt, blijft het bij schatten.

Zoeken in je mail geeft geen antwoord

Je verzonden mail vertelt je wat je hebt verstuurd, niet wat er is betaald. Je bankomgeving vertelt je wat er is betaald, niet wat er ontbreekt. Beide zijn waar en geen van beide is genoeg. Het antwoord zit precies in het verschil tussen die twee lijsten.

Daarom begint het bij koppelen en niet bij zoeken. Zodra elke ontvangen betaling aan een factuur hangt, is de restlijst het antwoord, en die restlijst hoef je niet zelf samen te stellen.

Twee lijsten naast elkaar

Je facturen en verkoopbonnen leg je vast in TransactieMatcher. Je bankafschrift lees je in als PDF of CAMT.053-bestand. Daarna verbind je de regels die bij elkaar horen.

• Elke bijschrijving hoort bij hooguit een paar facturen; het bedrag en de klantnaam wijzen meestal direct de weg.
• Elke koppeling zet een factuur op betaald.
• Wat niet gekoppeld is, blijft over als openstaand.

Het koppelen gebeurt op basis van het afschrift dat jij aanlevert. Heb je een maand nog niet ingelezen, dan kunnen betalingen uit die maand ook niet worden gekoppeld en lijkt de factuur ten onrechte open te staan. Lees je periodes daarom aaneengesloten in.

Zo lees je de lijst

Filter op Open en kijk naar drie kolommen: klant, bedrag en vervaldatum. Daarmee valt de lijst vanzelf in stukken uiteen.

Facturen die nog binnen de termijn vallen, laat je staan. Facturen die net over de vervaldatum zijn, zijn kandidaten voor een korte navraag. Facturen die er ver overheen zijn, verdienen een beslissing: opvolgen, opnieuw sturen, of doorgeven aan degene die dat voor je doet.

Wat te doen met de regels die overblijven

Een openstaande regel betekent niet automatisch dat de klant niet betaald heeft. Het kan ook zijn dat de betaling op een andere rekening binnenkwam, dat het bedrag afweek door een creditnota of deelbetaling, of dat de factuur nooit is aangekomen. Controleer dat eerst, dan houd je een kleinere lijst over waarop opvolgen echt zin heeft.

Wat je hier tegenkomt, is meteen bruikbaar voor je administratie. Een factuur waarvan je weet waarom hij openstaat, is geen open vraag meer.

Hoe vaak je dit doet

Als je weinig factureert, is een ronde per maand genoeg. Verstuur je vaker, dan werkt wekelijks beter. De ronde zelf is kort: afschrift inlezen, koppelen, filteren op Open. Wat je afrondt blijft afgerond, dus de volgende ronde begint waar deze stopte.

Waar het op neerkomt

Eén lijst met facturen zonder gekoppelde betaling, gebaseerd op je eigen afschrift. Je leest in, koppelt en filtert op Open. TransactieMatcher leidt niets af zonder ingelezen bankafschrift en stuurt geen herinneringen of aanmaningen.