Wat is een openstaande factuur?

Openstaand betekent: nog geen betaling gekoppeld

Een factuur doorloopt maar twee toestanden die er echt toe doen. Of er hoort een betaling bij, of niet. Zolang er geen betaling aan gekoppeld is, staat de factuur open. Het woord zegt niets over de klant, over de kwaliteit van de afspraak of over je risico. Het zegt alleen: het geld is nog niet op je rekening gezien.

Dat lijkt een detail, maar het scheelt in de praktijk veel onnodige spanning. Ondernemers gebruiken openstaand vaak als synoniem voor probleem. Dat is het meestal niet. Het grootste deel van je openstaande facturen is simpelweg nog niet toe aan betaling.

Openstaand is niet hetzelfde als te laat

Het verschil zit in de vervaldatum. Spreek je dertig dagen af, dan is een factuur van vorige week openstaand en volledig in orde. Pas na de vervaldatum verandert er iets aan de betekenis: dan is de factuur openstaand én over tijd, en pas dan is opvolgen een redelijke stap.

Daarom is het handig om die twee dingen naast elkaar te zien: welke facturen staan open, en welke daarvan zijn over hun vervaldatum. De eerste lijst is groter en rustiger dan de tweede.

• Openstaand en binnen de termijn: laat staan.
• Openstaand en net over de vervaldatum: even navragen kan.
• Openstaand en lang over de vervaldatum: bepaal wat je gaat doen.

Openstaand aan de verkoopkant en aan de inkoopkant

Het begrip werkt twee kanten op. Een openstaande verkoopfactuur is geld dat jij nog moet ontvangen. Een openstaande inkoopfactuur is geld dat jij nog moet betalen. Op je bankafschrift zie je het verschil meteen terug: een verkoopfactuur hoort bij een bijschrijving, een inkoopfactuur bij een afschrijving.

Beide worden op dezelfde manier opgelost, alleen kijk je naar de andere kolom. Je koppelt wat bij elkaar hoort en houdt over wat nog niet is afgewikkeld.

Hoe je ziet of een factuur nog openstaat

De betrouwbaarste bron is je bankafschrift, niet je geheugen en niet je verzonden mail. Je afschrift bevat alle betalingen die daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Als een bijschrijving daar niet tussen staat, is hij er niet.

In TransactieMatcher lees je je afschrift in als PDF of CAMT.053-bestand, koppel je de bijschrijvingen aan je facturen en filter je daarna op Open. Wat overblijft is de lijst met facturen zonder gekoppelde betaling.

Wanneer een factuur van open naar betaald gaat

Op het moment dat je de bijschrijving koppelt. Niet eerder, ook niet als je zeker weet dat de klant heeft betaald. Dat klinkt streng, maar het is precies wat de lijst bruikbaar maakt: elke regel die op betaald staat, is onderbouwd met een regel uit je eigen bankafschrift.

Dat is ook wat je boekhouder later nodig heeft. Een lijst waarin betaald betekent gekoppeld aan een banktransactie, hoeft niet opnieuw te worden nagelopen.

Deelbetalingen en afwijkende bedragen

Soms komt er een ander bedrag binnen dan er op de factuur staat. Een klant betaalt in twee delen, houdt een creditnota in of maakt een rekenfout. De bijschrijving hoort dan wel bij de factuur, maar dekt hem niet helemaal.

Dat beoordeel je zelf. Jij weet of het om een deelbetaling gaat of om een fout, en jij bepaalt of de factuur daarmee afgerond is of open blijft staan tot de rest binnen is.

Waar het op neerkomt

Een lijst die klopt, gebouwd op je eigen facturen en je eigen afschrift. Je leest je bankafschrift in en koppelt bijschrijvingen; wat open blijft, filter je met één klik. TransactieMatcher is geen debiteurenbeheer met herinneringen, aanmaningen of incasso.