Openstaande inkoop- en verkoopfacturen uit elkaar houden

Twee richtingen, één bankafschrift

Ondernemers gooien openstaande facturen vaak op één hoop, terwijl het om twee verschillende problemen gaat. Aan de verkoopkant wacht je op geld. Aan de inkoopkant wacht er iets op jou: een betaling, of een bewijsstuk dat bij een betaling hoort die al gedaan is.

Het handige is dat beide uit dezelfde bron komen. Je bankafschrift bevat je bijschrijvingen en je afschrijvingen. Eén bestand, twee kolommen, twee lijstjes die eruit rollen.

Verkoop: geld dat nog moet komen

Aan de verkoopkant leg je vast wat je verkocht hebt. Een Factuur voor een zakelijke klant, een Verkoopbon voor een losse verkoop. Versturen doe je zelf.

Zodra de klant betaalt, verschijnt er een bijschrijving op je afschrift. Die koppel je aan de factuur en daarmee is de factuur betaald. Wat na een koppelronde niet gekoppeld is, staat nog open. Op de Facturen-pagina filter je daarop met de filter Open.

• Bijschrijving gevonden en gekoppeld: de factuur is afgerond.
• Geen bijschrijving: de factuur staat nog open.
• Vervaldatum voorbij en nog steeds open: een regel om op te volgen.

Inkoop: geld dat nog weg moet, of bewijs dat nog ontbreekt

Aan de inkoopkant spelen er twee dingen tegelijk. Een inkoopfactuur die je nog niet betaald hebt, staat open richting je leverancier. Maar er is ook een tweede categorie: betalingen die je allang gedaan hebt terwijl de factuur of bon nog nergens vastligt.

Die tweede categorie is meestal de grootste. Op je afschrift staat een afschrijving, maar het bijbehorende stuk zit nog in je mail, in een leverancierswebsite of in je tas. Zolang dat stuk ontbreekt, is de betaling niet onderbouwd.

• Afschrijving met gekoppelde factuur of bon: die regel is klaar.
• Afschrijving zonder stuk: hier moet je nog iets aanleveren.
• Inkoopfactuur zonder afschrijving: die moet je nog betalen.

Waarom je ze niet op één hoop gooit

De twee kanten vragen om verschillende acties. Verkoop leidt tot opvolgen bij een ander. Inkoop leidt tot betalen of tot een document opzoeken. Zet je ze in één lijst, dan blijft de lijst lang en onduidelijk, en dan schuif je hem vooruit.

Er is nog een reden. Voor je boekhouder gaat het bij inkoop vooral om onderbouwing: is er bij elke uitgave een factuur of bon. Bij verkoop gaat het om volledigheid: staat elke ontvangst tegenover een vastgelegde verkoop. Dat zijn twee controles, geen één.

Zo werk je ze in dezelfde ronde bij

Je hoeft er geen twee sessies van te maken. Je leest je afschrift één keer in en loopt de regels van boven naar beneden door. Bij een bijschrijving zoek je de verkoopfactuur, bij een afschrijving het inkoopstuk. Iedere koppeling haalt een regel weg.

Kom je een regel tegen waarvan je het stuk nu niet bij de hand hebt, dan laat je hem staan. De tussenstand blijft bewaard, dus je verliest niets als je halverwege stopt.

Wat je boekhouder eraan heeft

Aan het eind van de maand lever je twee dingen aan die zelden compleet zijn: uitgaven met hun onderbouwing, en verkopen met de bijbehorende ontvangsten. Wat nog openstaat, staat er als openstaand bij, met de reden die jij eraan hebt gegeven.

Dat scheelt de terugkoppelronde waarin je boekhouder alsnog om losse stukken vraagt. Wat er nog niet is, is tenminste zichtbaar niet-aanwezig.

Waar het op neerkomt

Koppelen: welke betaling hoort bij welk stuk, en wat blijft er per richting over. Je leest je bankafschrift één keer in en loopt de regels door. TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, doet geen aangifte en betaalt geen inkoopfacturen.