Zie welke facturen nog niet betaald zijn

Overzicht houden over openstaande facturen hoeft geen gepuzzel te zijn. Je hebt twee lijsten: de facturen die je verstuurde en de betalingen op je bankrekening. Koppel je die aan elkaar, dan blijft vanzelf over wat nog niet betaald is. Hieronder lees je wanneer een factuur open blijft, wat er bij een deelbetaling gebeurt, wat je doet met een betaling zonder factuur, en waar de grens ligt met je boekhouding.

Wanneer blijft een factuur open?

Een factuur is betaald zodra er een bijschrijving op je rekening staat die erbij hoort en jij die koppeling hebt gelegd. Zolang die koppeling er niet is, blijft de factuur open. Dat is de hele definitie: koppelen is de bron van waarheid, niet je geheugen.

Het koppelen gebeurt op het bankafschrift dat je aanlevert. Je bankafschrift is namelijk de enige lijst die compleet is: elke betaling die je ontving staat erop, en wat er niet op staat heb je ook niet ontvangen. Betalingen die je nog niet hebt ingelezen, kunnen dus ook nog niet gekoppeld zijn. Lees je een nieuwe periode in, dan koppel je de betalingen uit die periode en wordt je openstaande lijst weer actueel.

Filter daarna op Open en je houdt precies de facturen over zonder gekoppelde betaling. Loop die lijst van boven naar beneden en stel per regel één vraag: is de vervaldatum al voorbij? Zo nee, dan is er niets aan de hand. Zo ja, dan bepaal jij of je opvolgt.

Wat gebeurt er bij een deelbetaling?

Soms komt er een ander bedrag binnen dan op de factuur staat. De bijschrijving wijkt dan af van het factuurbedrag. Dat kan een deelbetaling zijn, een verkeerd overgemaakt bedrag of een betaling waar kosten van af zijn gegaan.

TransactieMatcher beslist dat niet voor je. Je ziet dat het bedrag afwijkt en beoordeelt zelf wat er speelt. Gaat het om een deelbetaling, dan kan de factuur deels betaald blijven tot het restbedrag ook binnen is en gekoppeld wordt. Zo blijft zichtbaar dat er nog iets moet komen, zonder dat de factuur tussen de betaalde facturen verdwijnt.

Wat doe je met een betaling zonder factuur?

Andersom komt ook voor: een bijschrijving op je rekening waar geen factuur bij hoort. Die betaling verdwijnt niet uit je overzicht. Ze blijft zichtbaar als een openstaand punt tot je hem hebt uitgezocht.

Meestal is de oplossing simpel: zoek het document op, vraag een kopie op, of leg vast waarom er geen factuur is. Voor een losse verkoop kun je een verkoopbon vastleggen, zodat ook die betaling koppelbaar wordt. Zolang je het niet hebt afgehandeld, blijft de betaling op je checklist staan. Dat is precies de bedoeling: niets valt stilletjes weg.

Wat TransactieMatcher doet

TransactieMatcher legt je verkopen vast, leest je bankafschrift in en koppelt de betalingen daaraan. Zo zie je welke facturen betaald zijn en welke nog actie vragen. Je blijft je facturen versturen zoals je gewend bent. Opvolgen en herinneringen regel je zelf of via je boekhouder; TransactieMatcher is geen boekhoudpakket.