Openstaande facturen zelf opvolgen of uitbesteden?

Opvolgen begint bij een kloppende lijst

De meeste mensen stellen opvolgen niet uit omdat ze het eng vinden, maar omdat ze niet zeker weten of het klopt. Een klant aanschrijven over een factuur die al betaald is, kost meer dan het opbrengt.

Die twijfel verdwijnt zodra de lijst is bijgewerkt. Je leest je bankafschrift in, koppelt de bijschrijvingen aan je facturen en filtert daarna op Open. Wat overblijft heeft geen gekoppelde betaling, en dat is een lijst waarmee je een gesprek in durft.

Zelf opvolgen

Zelf doen werkt goed bij klanten die je kent en bij bedragen waar geen procedure omheen zit. Het is meestal geen kwestie van druk zetten, maar van even navragen. Factuurnummer, bedrag, vervaldatum, vriendelijke toon.

• Doe het op een vast moment, bijvoorbeeld als je toch je maandronde draait.
• Pak de oudste regels eerst; die leveren de meeste vertraging op.
• Houd het kort. Eén regel over welke factuur het betreft is genoeg.

Opvolgen zelf gebeurt buiten TransactieMatcher, in je eigen mail of aan de telefoon. Wat je hier haalt, is de onderbouwing: welke factuur, welk bedrag, sinds wanneer open.

Uitbesteden aan je boekhouder of administratiekantoor

Werk je met een boekhouder of administratiekantoor, dan kan die het opvolgen overnemen. Wat daarvoor nodig is, is niet ingewikkeld: een lijst met facturen die nog geen betaling hebben, met datum en bedrag, en de zekerheid dat betaalde facturen er niet meer op staan.

Dat laatste is precies het punt waarop het meestal misgaat. Een lijst waarop nog betaalde facturen staan, kost je adviseur tijd en jou geloofwaardigheid bij de klant. Door eerst te koppelen lever je een lijst aan die geen naslagwerk meer vraagt.

Sommige kantoren pakken het opvolgen helemaal op, andere alleen de oude posten. Ook die verdeling maak je makkelijker als de lijst op vervaldatum staat gesorteerd.

Wat je in beide gevallen nodig hebt

Of je het nu zelf doet of doorgeeft, je hebt dezelfde drie dingen nodig.

• Vastgelegde verkopen: elke factuur of verkoopbon staat ergens.
• Een ingelezen bankafschrift: PDF of CAMT.053, over de hele periode.
• Gekoppelde betalingen: elke ontvangst hangt aan de factuur waar hij bij hoort.

Met die drie is de openstaande lijst geen schatting meer. Zonder die drie blijft het bij een vermoeden, en op een vermoeden kun je niemand aanspreken.

Een vaste ronde per maand

Het werkt het beste als een gewoonte. Aan het eind van de maand lees je je afschrift in, koppel je wat er binnen is gekomen en kijk je wie er is blijven staan. Tien minuten is een echte sessie, en je begint de volgende keer waar je gebleven was.

De bijvangst is dat je maandpakket meteen klopt. Dezelfde ronde die je openstaande lijst schoonhoudt, levert je boekhouder de onderbouwing die anders per mail wordt opgevraagd.

Waar het op neerkomt

TransactieMatcher levert de lijst met facturen zonder gekoppelde betaling. Opvolgen blijft jouw keuze: herinneringen, aanmaningen en incasso regel je zelf of via je boekhouder.