Factuur verstuurd, betaling nog niet binnen. Wat nu?

Eerst controleren, dan pas opvolgen

De onprettigste mail is die je stuurt over een factuur die allang betaald bleek te zijn. Daarom loont het om de volgorde om te draaien: eerst vaststellen dat de betaling er echt niet is, dan pas contact opnemen.

Dat vaststellen kost minder tijd dan het lijkt. Je leest het bankafschrift van de periode in, koppelt de bijschrijvingen aan je facturen en kijkt wat er overblijft. Wat na die ronde nog openstaat, staat echt open.

Waarom een betaling niet zichtbaar is

In de praktijk zijn er een paar terugkerende verklaringen, en lang niet allemaal wijzen ze op een klant die niet betaalt.

• De periode is nog niet ingelezen. De betaling bestaat wel, maar zit in een afschrift dat je nog niet hebt aangeleverd.
• Het bedrag wijkt af. Bij een deelbetaling of een verrekende creditnota komt er minder binnen dan er op de factuur staat, waardoor je de bijschrijving niet direct herkent.
• De naam wijkt af. De betaling komt van een holding, een boekhouder of een privérekening, terwijl de factuur op de handelsnaam staat.
• Er is één bedrag voor meerdere facturen betaald. Dan hoort de bijschrijving bij meer dan één regel.
• De factuur is niet aangekomen of blijft ergens in een goedkeuringsronde hangen.

Pas als je die vijf hebt uitgesloten, weet je dat de betaling echt uitblijft.

De vervaldatum bepaalt het moment

Openstaand is niet hetzelfde als te laat. Een factuur binnen de betaaltermijn hoort open te staan. Dat is geen signaal, dat is de afspraak.

Zodra de vervaldatum voorbij is, verandert de status van de regel in je hoofd, niet in je administratie. Dan wordt het een keuze: laat ik hem nog even lopen, of neem ik contact op. Door op vervaldatum te sorteren maak je die keuze per regel in plaats van voor de hele stapel tegelijk.

Wat je zelf kunt doen

Opvolgen is mensenwerk en blijft buiten TransactieMatcher. Een korte, feitelijke mail met het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum doet in de meeste gevallen zijn werk. Vaak blijkt de factuur bij de verkeerde persoon te zijn beland of in een verwerkingsstap te zijn blijven staan.

Wat wel helpt, is dat je met een kloppende lijst het gesprek ingaat. Je weet welk bedrag openstaat, sinds wanneer, en dat er geen betaling aan gekoppeld is die je over het hoofd hebt gezien.

Wat je vastlegt voor later

Zodra de betaling binnenkomt, lees je het afschrift in en koppel je de bijschrijving aan de factuur. Daarmee is de regel afgerond en verdwijnt hij uit je openstaande werk. Ging het om een deelbetaling, dan blijft het restant zichtbaar tot ook dat binnen is.

Aan het eind van de maand levert dat een lijst op waarin per factuur duidelijk is of er een betaling tegenover staat. Dat is precies wat je boekhouder anders bij je opvraagt.

Waar het op neerkomt

TransactieMatcher laat zien welke facturen nog geen gekoppelde betaling hebben. Zo beslis jij zelf wat er moet gebeuren: navraag, herinnering of doorgeven aan je boekhouder. Herinneringen, aanmaningen en incasso regel je buiten TransactieMatcher.