Facturen koppelen aan banktransacties

Een factuurmap alleen laat niet zien of iedere afschrijving een bewijsstuk heeft. De bankregel als vertrekpunt helpt je om zowel duidelijke koppelingen als ontbrekende stukken zichtbaar te maken.

Werk in een vaste volgorde

Gebruik het bankafschrift van de periode als lijst. Verzamel facturen en bonnen uit e-mail, uploads, downloads en camera-opnamen. Leg passende documenten naast betalingsregels en noteer wat niet past. Vraag voor open regels een kopie op of bespreek ze met je boekhouder. Bij deelbetalingen of verschillen is extra beoordeling nodig.

TransactieMatcher voor de voorbereiding

Na het uploaden van een bankafschrift maakt TransactieMatcher een checklist met betalingen. Documenten komen vanuit mailboxen die je zelf hebt verbonden, via upload of de camera. Portalen kunnen alleen worden gebruikt bij providers die voor jouw organisatie zijn ondersteund en ingeschakeld.

Je vergelijkt documenten en betalingen, koppelt wat klopt en houdt gaten zichtbaar. Vervolgens maak je een pakket om te downloaden of per e-mail aan je externe boekhouder te sturen. Die krijgt een voorbereide set, geen toegang tot je bronnen.

Kijk naar meer dan één overeenkomst

Een bedrag dat gelijk is, is een goed begin maar niet altijd genoeg. Eenzelfde leverancier kan meerdere facturen hebben gestuurd, een betaling kan een deelbetaling zijn of er kunnen kosten in de afschrijving zitten. Vergelijk daarom ook de datum, factuurnummer, leverancier en omschrijving. Hoe meer kenmerken logisch samenhangen, hoe duidelijker de koppeling is voor jou én voor je boekhouder.

Een afwijking betekent niet automatisch dat het document onbruikbaar is. Noteer wat je ziet: bijvoorbeeld dat het bedrag verschilt, dat er twee betalingen zijn gedaan of dat de afschrijving onder een andere naam loopt. Laat de regel open wanneer je niet kunt uitleggen hoe document en betaling bij elkaar horen. De koppeling is voorbereiding; de boekhouder houdt de inhoudelijke beoordeling van de verwerking.

Werk van duidelijk naar uitzonderlijk

Begin met de betalingen die je meteen herkent. Daardoor groeit het overzicht snel en blijft een kleinere lijst met uitzonderingen over. Zoek bij die uitzonderingen gericht in e-mail, downloads, uploads of bij een bon. Vind je niets, vraag dan een kopie bij de leverancier aan. Een korte notitie voorkomt dat je bij een volgende sessie opnieuw moet uitzoeken waar je was gebleven.

Bij een terugkerende uitgave kun je de vorige maand gebruiken als aanknopingspunt, maar controleer altijd de huidige gegevens. Bij een nieuwe leverancier of een bankomschrijving via een betaaldienst is extra voorzichtigheid verstandig. Kies liever voor een zichtbare open vraag dan voor een bestand dat alleen ongeveer lijkt te passen.

Maak het pakket begrijpelijk voor de ontvanger

Een goed voorbereid pakket bevat niet alleen gekoppelde documenten. Het laat ook zien welke betalingen nog geen passend bewijsstuk hebben en welke actie je al hebt genomen. Zo hoeft je boekhouder niet te raden of een factuur nog gezocht wordt, bij een collega ligt of bij de leverancier is aangevraagd. Dat maakt het gesprek korter en houdt de bronkennis bij de persoon die de betaling kent.

Je verstuurt of downloadt het pakket pas wanneer je de periode hebt nagelopen. Je boekhouder krijgt geen toegang tot je mailboxen of eventuele portals nodig. De klantorganisatie beheert die toegangen zelf; de boekhouder ontvangt de documenten en toelichting die jij bewust deelt. Zo houd je koppelen en aanleveren gescheiden van de boekhouding zelf.

Sluit af met een korte controle

Kijk voor je aanlevert nog eens naar de periode, de gekoppelde documenten en de open regels. Zijn datum, bedrag en leverancier bij de duidelijke koppelingen logisch? Staat bij iedere uitzondering wat je al hebt gedaan? Die laatste controle kost weinig tijd en voorkomt dat een losse vraag of verkeerd bestand onopgemerkt in het pakket terechtkomt.

Zo blijft de overdracht helder voor iedereen die ermee verderwerkt.

Wat het niet is

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket en vervangt je boekhouder niet. Het boekt niet in Exact, Moneybird of andere software en dient geen btw-aangifte in. Het claimt evenmin een universele bankfeed; je werkt met het afschrift dat je aanlevert.

Mailbox- en eventuele portalwachtwoorden blijven bij de klantorganisatie. Vraag toegang tot TransactieMatcher aan; accounts worden ingericht en kennen geen openbare zelfaanmelding.

Je koppelt zelf mailboxen en eventuele portals; je boekhouder krijgt geen wachtwoorden.