Welke factuur hoort bij deze betaling?

Begin daarom met de bankregel en zoek gericht in e-mail, uploads, downloads en eigen documenten. Bij twijfel houd je de betaling open. Dat is beter dan een pdf koppelen die later toch onjuist blijkt.

Vergelijk eerst, koppel daarna

Noteer de datum, het bedrag en de omschrijving op het afschrift. Zoek op die kenmerken naar een factuur en vergelijk vervolgens factuurnummer, leverancier en totaalbedrag. Leg alleen een document bij de betaling als het verband begrijpelijk is. Bij verschilgevallen vraag je een kopie op of leg je de vraag aan je boekhouder voor.

Deze vergelijking helpt vooral wanneer betaaldatum en factuurdatum verschillen, of wanneer een betaaldienst op het afschrift staat. De koppeling is geen boeking: je boekhouder bepaalt de financiële verwerking.

De checklist als vertrekpunt

TransactieMatcher verwerkt een geüpload bankafschrift tot een checklist met betalingen. Je verzamelt documenten uit verbonden e-mailmailboxen, via upload of met de camera. Alleen bij ondersteunde, voor jouw organisatie ingeschakelde providers kan een portal een bron zijn.

Je vergelijkt documenten met betalingen, koppelt duidelijke gevallen en ziet welke regels nog een bewijsstuk of toelichting missen. Daarna download je het pakket of e-mail je het naar je externe boekhouder.

Let op veelvoorkomende verschillen

De betaaldatum en factuurdatum hoeven niet gelijk te zijn. Een factuur kan eerder in je inbox staan, terwijl de betaling dagen later wordt verwerkt. Ook kan een bankregel de naam van een betaaldienst tonen in plaats van die van de leverancier. Dat zijn redenen om zorgvuldig verder te kijken, niet om direct een document af te wijzen of te koppelen.

Een verschil in bedrag verdient extra aandacht. Misschien gaat het om een deelbetaling, zijn er meerdere facturen betaald of hoort er een ander document bij. Schrijf op wat je ziet en zoek naar aanvullende informatie. Als je het verband niet goed kunt uitleggen, laat je de regel open. Je boekhouder kan dan de feiten beoordelen zonder dat een onzekere koppeling als vaststaand wordt gepresenteerd.

Een praktische beslisvolgorde

Werk met één betaling tegelijk. Noteer eerst de gegevens van het afschrift. Zoek daarna een mogelijk document in e-mail, downloads, uploads of bij een bon. Vergelijk vervolgens minstens bedrag, leverancier en periode. Kijk ten slotte of een factuurnummer, omschrijving of bestelreferentie het verband bevestigt. Pas dan is het logisch om de factuur bij de betaling te leggen.

Vind je meerdere mogelijke facturen, kies dan niet op gevoel. Bewaar ze als mogelijkheid en kijk of één document beter aansluit. Je kunt ook een kopie of toelichting bij de leverancier opvragen. Het kost minder tijd dan later een foutieve koppeling moeten herstellen, en houdt de lijst met open betalingen betrouwbaar.

Zo geef je een bruikbaar open punt door

Voor een betaling die je niet kunt koppelen, is een korte toelichting genoeg: datum, bedrag, bankomschrijving, waar je hebt gezocht en welke volgende actie loopt. De boekhouder ontvangt dan niet alleen een vraagteken, maar een startpunt voor de inhoudelijke beoordeling. De klantorganisatie houdt ondertussen de eigen mailboxen en eventuele portals in beheer; je hoeft geen wachtwoorden te delen.

Na de controle download je het voorbereide pakket of stuur je het per e-mail naar je externe boekhouder. Daarin staan de duidelijke documenten en de resterende vragen naast elkaar. Zo ondersteunt TransactieMatcher een rustige voorbereiding van je administratie, zonder boekingen te maken of de rol van je boekhouder over te nemen.

Controleer de periode als geheel

Ga na afloop nog één keer langs de open regels. Misschien is een document inmiddels gevonden of is een kopie binnengekomen. Voor wat overblijft, geef je de volgende actie mee. Zo blijft de betaling zichtbaar totdat jij of je boekhouder voldoende informatie heeft om verder te kunnen.

Dat voorkomt dat een twijfelgeval stilletjes uit beeld verdwijnt.

Wat het niet doet

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, vervangt geen boekhouder en dient geen btw-aangifte in. Het boekt geen transacties in andere software. Je organisatie beheert zelf mailboxen en eventuele portaltoegang; je boekhouder krijgt geen wachtwoorden maar alleen het pakket dat jij deelt.

Vraag toegang tot TransactieMatcher aan; accounts worden voor organisaties ingericht, zonder openbare zelfaanmelding.