Papieren bonnen koppelen aan de juiste betaling.

Een papieren bon is prima

Je hoeft niet eerst over te stappen op digitale facturen. Een bon uit je tas of uit een envelop telt gewoon mee. Je maakt er een foto van en die komt te staan bij de betaling waar hij bij hoort.

Papier verdwijnt niet uit je administratie. Het krijgt een vaste plek bij de juiste bankregel.

Begin bij je bankafschrift

Je uploadt je bankafschrift als PDF of CAMT.053-bestand. Elke betaling wordt één regel. Bij regels zonder bewijs zie je dat het document nog ontbreekt.

De betaling is het beginpunt, niet de bon. Je bankafschrift levert de regels, jij zet het bewijs erbij.

Bij welke betaling hoort deze bon

Zoek de regel die past bij bedrag, datum en leverancier. De bon hoort bij precies die betaling. Niet bij een vergelijkbare betaling van de week ervoor.

• De betaling staat in de lijst en het bewijsstuk ontbreekt nog.
• Je uploadt de foto van de bon.
• De regel is klaar en verdwijnt uit je openstaande werk.

Foto maken en koppelen

Maak een foto met je telefoon of scan de bon. Upload het bestand en koppel het aan de juiste regel. Je controleert of het klopt.

Je ziet het koppelvoorstel en kunt controleren of het klopt.

Bon bewaren na het koppelen

Na het uploaden hoef je de foto niet op meerdere plekken te bewaren. Het bewijs hangt aan de betaling in je maandoverzicht. Bewaar de papieren bon zolang je boekhouder dat vraagt, maar je werkt verder vanuit de lijst.

Staat de betaling op een andere datum dan op de bon, kijk dan naar bedrag en leverancier. Je controleert of de koppeling klopt.

Een schoenendoos in etappes

Je hoeft niet alle bonnen in één sessie te fotograferen. Pak de regels waarvan je de bon nu bij de hand hebt. De rest blijft staan tot de volgende keer.

Tien minuten is genoeg voor een paar bonnen. Wat je koppelt, blijft gekoppeld.

Zo ziet een sessie eruit

Je hebt een envelop met bonnen uit je tas. Je opent de lijst en zoekt de betaling van de supermarkt op dinsdag. Foto maken, uploaden, bevestigen. De regel is klaar. De bon uit je tas gaat terug de envelop in. De volgende bon pak je morgen.

Zo wordt een schoenendoos stap voor stap leger, zonder dat je eerst alles moet sorteren.

Wat er nog open staat

Regels zonder bon blijven zichtbaar. Zo weet je precies welke betalingen nog bewijs nodig hebben. De lijst wordt korter naarmate je bonnen toevoegt.

Stoppen en later verder

Je kunt halverwege stoppen. Afgeronde regels blijven afgerond. Kom je terug met nieuwe bonnen uit je tas, dan koppel je die aan de open regels.

Maandpakket voor je boekhouder

Als de maand klaar is, lever je betalingen aan met gekoppelde bonnen en foto's. Openstaande regels gaan mee met uitleg. Je boekhouder krijgt één overzichtelijk pakket.

Staat een bon op een andere dag dan de betaling, kijk dan naar bedrag en winkelnaam. Je controleert of het klopt voordat de regel dichtgaat.

Waar het op neerkomt

De bon hangt aan een betaling uit je eigen bankafschrift. Je fotografeert wat je bij de hand hebt en koppelt het aan de juiste regel. TransactieMatcher is geen archief dat je zelf moet indelen en geen boekhoudpakket.