Zorg dat je boekhouder je minder hoeft na te jagen.

De vragen gaan bijna altijd over ontbrekende stukken

Je boekhouder mailt zelden over iets nieuws. Meestal gaat het over betalingen waar geen factuur of bon bij zit. Dat lijstje maak je nu zelf, voordat het als vraag terugkomt.

De mail van je boekhouder is vaak een spiegel van wat jij nog niet hebt afgevinkt.

Begin bij je bankafschrift

Je uploadt je bankafschrift. Elke betaling wordt één regel. Bij regels zonder bewijs zie je meteen wat er nog ontbreekt. Dat is de lijst die je boekhouder anders naar je terugstuurt.

Je werkt van boven naar beneden door de regels, met je bankafschrift als duidelijk beginpunt.

Aanvullen voordat de mail komt

Vind je een factuur in je mail, koppel je die aan de betaling. Heb je een bon, upload je een foto. Kan je niets vinden, leg je vast waarom er geen document is.

• Zie per betaling wat nog ontbreekt.
• Vul aan met een factuur uit je mail of een foto van de bon.
• Lever één maandpakket aan in plaats van losse nazendingen.

Elke koppeling telt

Je kunt elke koppeling zelf controleren. Zo zie je of het document bij de juiste betaling hoort. De regel verdwijnt uit je openstaande werk zodra het bewijs er is.

Je lijst wordt korter. Dat zie je terwijl je bezig bent.

Minder heen en weer

Hoe completer je aanlevert, hoe korter de terugkoppeling. Het scheelt jou mails en het scheelt je boekhouder zoekwerk in jouw administratie.

Eén pakket per maand is rustiger dan vijf losse nazendingen in de loop van de maand.

Zo ziet een sessie eruit

Vrijdagmiddag upload je je bankafschrift. Je ziet zes betalingen zonder bewijs. Je koppelt vier facturen uit je mail en fotografeert een bon. Twee blijven open met een korte uitleg. Maandag lever je het pakket aan. Je boekhouder hoeft niet terug te mailen over die vier, want die zaten er al in.

Zo wordt najagen voorkomen in plaats van beantwoord.

Stoppen en later verder

Je hoeft niet alles in één sessie af te ronden. Wat je hebt gekoppeld blijft staan. Kom je later terug, dan pak je de volgende open regels.

Wat je boekhouder in één keer ziet

In het maandpakket zitten betalingen met gekoppelde facturen en bonnen. Open regels staan erbij met bedrag en jouw uitleg. Zo hoeft je boekhouder niet te raden welke mail nog moet komen.

Als je boekhouder toch mailt over een ontbrekend stuk, open je de lijst bij die betaling. Je ziet meteen of het bewijs al is gekoppeld of nog open staat.

Noteer bij open regels kort wat je al hebt nagekeken. Die uitleg gaat mee in het maandpakket, zodat je boekhouder niet opnieuw hoeft te vragen.

Werk eerst de regels af waarvoor je het bewijs al hebt. Laat de andere regels zichtbaar met een korte uitleg. Elke gekoppelde regel is één vraag minder achteraf.

Compleet maandpakket aanleveren

Als je klaar bent, bundel je betalingen met gekoppeld bewijs. Openstaande regels gaan mee met uitleg. Je boekhouder kan direct verder met verwerken in plaats van eerst bij te vragen.

Waar het op neerkomt

TransactieMatcher bereidt je maandpakket voor: betalingen met gekoppeld bewijs en een lijst van wat nog ontbreekt. Het vervangt je boekhouder niet en doet geen aangifte.