Hoe weet ik of er een factuur mist?

Een open regel is geen automatische fout. De factuur kan later komen, onder een andere naam zijn verzonden of al bestaan maar nog niet zijn gekoppeld. Behandel hem daarom als een vraag die je onderzoekt, niet als een conclusie. Datum, bedrag en omschrijving zijn je vaste aanknopingspunten.

De signalen dat nader onderzoek nodig is

Er zijn enkele herkenbare signalen. Je ziet een leverancier op het afschrift maar vindt niets in e-mail of downloads. Je hebt wel een pdf, maar bedrag of periode sluiten niet aan. Of een boekhouder vraagt naar een afschrijving die jij niet meer direct herkent. Ook meerdere bijna gelijke facturen kunnen twijfel geven over welke betaling bij welk document hoort.

Een factuurdatum die niet gelijk is aan de betaaldatum, is op zichzelf geen reden voor alarm. Vergelijk dan extra kenmerken: totaalbedrag, factuurnummer, bestelnummers, omschrijving of periode. Bij een betaaldienst kan de naam op het afschrift afwijken van de naam op het document. Raden op basis van één herkenning maakt je overzicht kwetsbaar.

Stel per betaling dezelfde vragen

1. Is dit een zakelijke betaling die je moet kunnen toelichten?
2. Welke naam, datum en welk bedrag staan er op het bankafschrift?
3. Heb je al gezocht in mailbox, uploads, downloads en bij bonnetjes?
4. Is er een document dat op meerdere kenmerken bij deze regel past?
5. Kan een ondersteund en ingeschakeld portaal een relevante bron zijn?
6. Wat is de volgende stap als er geen passend stuk is?

Bij een duidelijke match kun je de factuur of bon aan de betaling koppelen. Bij twijfel leg je vast wat je hebt gevonden en laat je de regel open. Misschien moet de leverancier een kopie sturen, een collega uitleg geven, of is beoordeling door de boekhouder nodig. De open lijst maakt het verschil tussen een beheersbare taak en een zoekvraag die later helemaal opnieuw begint.

Niet alles zonder factuur is hetzelfde

Sommige betaalregels horen bij een gewone inkoopfactuur. Andere kunnen een abonnement, terugbetaling of uitgave met aanvullende context zijn. Je hoeft niet zelf te beslissen hoe dat geboekt wordt. Noteer alleen de feiten en wat je al hebt gecontroleerd. Een korte notitie als ‘betaling via betaaldienst, factuur niet gevonden, leverancier benaderd’ is voor een boekhouder veel bruikbaarder dan een onzekere koppeling.

Gebruik ook een grens voor je zoekactie. Zoek gericht in de logische bronnen en vraag dan een kopie. Eindeloos zoeken in oude archieven levert meestal minder op dan een goed geformuleerde vraag aan de juiste leverancier. De betaling blijft zichtbaar totdat er een passend stuk of een volgende beoordeling is.

Hoe TransactieMatcher hierbij helpt

TransactieMatcher maakt van een geüpload bankafschrift een checklist met betalingen en verwachte bewijsstukken. Je verzamelt documenten vanuit verbonden e-mailmailboxen, met upload of via de camera. Een leveranciersportaal is alleen een bron voor providers die voor jouw organisatie ondersteund en ingeschakeld zijn.

Je vergelijkt de documenten met de betaalregels, koppelt duidelijke gevallen en ziet welke betalingen nog openstaan. Daarna download je een pakket of e-mail je het naar je externe boekhouder. Die ontvangt de voorbereide administratie en de open vragen, zonder toegang te hoeven krijgen tot jouw mailboxen of portals.

Maak er een vaste check van

Loop deze vragen iedere maand kort na, voordat je documenten overdraagt. Dan herken je de transactie nog en kun je een kopie opvragen zonder tijdsdruk. Je voorkomt niet dat er ooit een document mist, maar je voorkomt wel dat een gat pas maanden later zichtbaar wordt.

Voor het hele overzicht lees je Welke facturen ontbreken nog?. Wil je weten of een periode echt sluitend is, zie Zijn al mijn facturen compleet?. Voor de controle vanuit een bankregel helpt Banktransactie zonder factuur.

Wat TransactieMatcher niet doet

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, vervangt geen boekhouder en dient geen btw-aangifte in. Het maakt geen boekingen in andere software. Jij of een bevoegde collega houdt eigen mailbox- en eventuele portalwachtwoorden; je boekhouder krijgt alleen het gedeelde pakket.

Vraag toegang tot TransactieMatcher aan om mogelijke ontbrekende facturen per betaling zichtbaar te maken. Accounts worden voor organisaties ingericht en niet via openbare zelfaanmelding.

Je koppelt zelf mailboxen en eventuele portals; je boekhouder krijgt geen wachtwoorden.

Gerelateerde pagina’s

• Welke facturen ontbreken nog?
• Zijn al mijn facturen compleet?
• Banktransactie zonder factuur