Klanten leveren hun administratie niet compleet aan

TransactieMatcher is daarbij client-led: de klantorganisatie uploadt het afschrift, verzamelt documenten en deelt daarna een pakket met de externe boekhouder. Het is geen kantoorportaal met een overzicht van al je klanten en geen vervanging voor je eigen vakinhoudelijke beoordeling.

Voor een kantoor is dat relevant omdat de bronkennis bij de klant ligt. De klant weet waarom er is betaald en kan het document zoeken of de leverancier om een kopie vragen.

Waarom een herinnering alleen niet werkt

Een verzoek om 'alle facturen' is voor veel klanten te vaag. Ze sturen dan de documenten die ze direct zien, maar niet noodzakelijk de stukken bij elke bankbetaling. Vervolgens moet het kantoor de bankregels controleren, opnieuw vragen stellen en wachten op antwoord. De cyclus herhaalt zich iedere maand of ieder kwartaal.

De oplossing is een concrete lijst in plaats van een algemene herinnering. Als een klant ziet welke betalingsregel nog een document mist, kan die gericht zoeken op bedrag, datum en leverancier. Daardoor worden vragen specifieker en blijft de verantwoordelijkheid voor de broninformatie bij de klantorganisatie.

Dat betekent niet dat elke open regel door de klant zelf moet worden opgelost. Een duidelijke open vraag geeft het kantoor juist een beter vertrekpunt voor beoordeling.

Een client-led aanleverroutine

1. Laat de klant werken met het bankafschrift van de afgesproken periode.
2. Laat de klant beschikbare facturen en bonnen verzamelen uit de eigen bronnen.
3. Laat duidelijke documenten naast betalingen leggen en twijfel als open punt bewaren.
4. Laat ontbrekende kopieën door de klant bij de leverancier opvragen.
5. Laat de klant het voorbereide pakket met eventuele vragen per e-mail aanleveren.
6. Beoordeel als boekhouder vervolgens de administratie en de uitzonderingen.

Deze werkwijze vervangt geen afspraken over deadlines of documenttypen. Hij maakt die afspraken uitvoerbaar, omdat de klant een concreet overzicht heeft in plaats van een onbegrensde zoekopdracht.

Wat TransactieMatcher bij de klant doet

TransactieMatcher verwerkt een bankafschrift dat de klant uploadt tot een checklist van betalingen en verwachte bewijsstukken. De klant kan documenten verzamelen uit mailboxen die binnen de eigen organisatie zijn verbonden, bestanden uploaden of bewijs met de camera vastleggen. Portalen kunnen alleen worden gebruikt wanneer een provider voor die organisatie is ondersteund en ingeschakeld.

Daarna vergelijkt de klant documenten met betalingen, koppelt wat duidelijk past en ziet welke punten nog openstaan. Het resultaat kan als pakket worden gedownload of per e-mail aan de externe boekhouder worden verstuurd. Zo komt informatie terug in een vorm die beter aansluit op de bankregels, zonder dat een kantoor in de mailbox of portals van de klant hoeft te werken.

De boekhouder blijft e-mailontvanger in deze versie. Er is geen multi-client praktijkdashboard, geen klantlijst in het product en geen partner- of verwijzingsprogramma als geleverde functie.

Wat TransactieMatcher niet overneemt

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, vervangt de boekhouder niet en dient geen btw-aangifte in. Het maakt geen grootboekboekingen of fiscale beoordelingen. De waarde ligt in de voorbereiding door de klant: bewijs verzamelen, koppelingen nalopen, gaten tonen en een pakket aanleveren.

Het belooft evenmin toegang tot alle leveranciers, portals of bankfeeds. Een klant moet soms nog zelf een factuur opvragen. Dat is juist goed zichtbaar in de checklist in plaats van verborgen in een losse e-mailwisseling.

Een duidelijke verwachting voor klanten

Een kantoor kan klanten vragen om niet alleen documenten door te sturen, maar ook de bankafschriftcontrole af te ronden en open punten te benoemen. Dat maakt het verzoek concreet zonder te suggereren dat de klant zelf moet boekhouden. De klant bereidt de broninformatie voor; het kantoor beoordeelt de verwerking. Zo blijft de taakverdeling begrijpelijk en krijgen uitzonderingen de aandacht die zij nodig hebben.

Credentialgrens voor klant en kantoor

De klantorganisatie beheert zelf mailboxen en eventuele portaltoegang. De boekhouder krijgt geen e-mail- of portalwachtwoorden. Die ontvangt alleen het pakket dat de klant bewust deelt, per e-mail of nadat het is gedownload.

Wilt u klanten helpen om hun bankafschrift en bewijsstukken beter voor te bereiden? Vraag toegang tot TransactieMatcher aan voor de betreffende klantorganisatie. Accounts worden ingericht; openbare zelfaanmelding is niet beschikbaar.