Factuur zoeken op bedrag

Begin met het exacte bedrag van de bankregel of de aankoop. Noteer ook of het om een totaalbedrag, deelbetaling, bedrag inclusief btw of een bedrag in een andere valuta gaat. Een kleine afwijking kan verklaarbaar zijn, maar moet eerst worden onderzocht voordat je een document koppelt.

Maak van het bedrag meerdere zoekcombinaties

Zoek in de zakelijke mailbox op de getalsnotatie die leveranciers waarschijnlijk gebruiken: bijvoorbeeld 125,00, 125.00 of alleen 125. Combineer dat met een maand, de vermoedelijke leverancier of een productterm. Kijk ook naar e-mails vlak voor en na de betaaldatum. De factuurdatum kan afwijken door vooruitbetaling, verwerkingstijd of levering in een later tijdvak.

Controleer de volledige bankomschrijving. Daarin kunnen een afkorting, klantnummer, betaalprovider, kaartkenmerk of referentie staan die veel onderscheidender is dan het bedrag. Doorzoek daarna downloadmappen, documentopslag, uploads en scans van bonnetjes. Als een leverancier een portaal heeft dat voor jouw organisatie ondersteund en ingeschakeld is, kan dat een aanvullende zoekbron zijn.

Maak een lijstje met alle kandidaten, ook als ze niet meteen passen. Bij één bedrag kunnen verschillende documenten horen: een factuur, creditnota, orderbevestiging of meerdere deelbetalingen. Zet naast elke kandidaat waarom hij mogelijk wel of niet past. Daarmee voorkom je dat een bestand stilzwijgend verdwijnt uit je onderzoek.

Verklaar verschillen voordat je koppelt

Vergelijk het factuurtotaal met de bankbetaling. Een verschil kan ontstaan door verzendkosten, korting, afronding, wisselkoers, deelbetaling of een verzamelbetaling. Controleer of de factuur een openstaand bedrag, een totaal of een credit betreft. Bij een incasso of abonnement kan de betaling bovendien bij een andere factuurperiode horen.

Gebruik minstens twee aanvullende kenmerken naast het bedrag. Denk aan leverancier plus datum, ordernummer plus product, of factuurnummer plus bankreferentie. Zijn er meerdere plausibele documenten, laat de regel open tot je de betaling kunt verklaren. Een bijna passende factuur koppelen creëert later een nieuw probleem als een tweede betaling zonder document overblijft.

Wat te doen als je niets vindt

Controleer eerst of je bedrag goed is overgenomen en of de betaling misschien deel uitmaakt van een groter totaal. Vraag vervolgens de besteller of betaler welke aankoop hierbij hoorde. Met die context kun je e-mail en bestanden opnieuw doorzoeken. Levert dat niets op, vraag dan bij de vermoedelijke leverancier een kopie op met bedrag, betaaldatum en mogelijke referentie.

Bewaar je zoeknotitie en correspondentie bij de open regel. Dat helpt bij opvolging en maakt je administratie beter uitlegbaar. Je boekhouder kan de inhoudelijke verwerking beoordelen, maar heeft meer aan een concrete bankregel met zoekresultaten dan aan alleen de melding dat een factuur ontbreekt.

Hoe TransactieMatcher helpt vergelijken

TransactieMatcher zet een geüpload bankafschrift om in een checklist van betalingen met verwachte bewijsstukken. Je verzamelt documenten uit verbonden e-mailmailboxen, via upload of met de camera. Vervolgens vergelijk je documenten met betalingen, koppel je duidelijke matches en houd je zicht op de regels zonder passend stuk. Voor ondersteunde en ingeschakelde providers kan een portaal aanvullend worden gebruikt.

De toepassing bepaalt niet op basis van een bedrag alleen dat een match juist is. Het helpt je juist om de bankregel, documentkandidaten en open vragen bij elkaar te houden. Na controle kun je een pakket downloaden of per e-mail delen met je externe boekhouder. Die krijgt geen toegang tot mailboxen of portals en beheert jouw wachtwoorden niet.

Je koppelt zelf mailboxen en eventuele portals; je boekhouder krijgt geen wachtwoorden.

Gebruik bedrag als vast onderdeel van je controle

Neem na afloop van de maand betalingen zonder bewijsstuk door en zoek steeds met bedrag plus minstens één tweede kenmerk. Leg afwijkingen kort uit en volg ontbrekende kopieën op. Deze vaste routine voorkomt dat je aan het eind van een kwartaal een groot aantal gelijksoortige bedragen moet ontwarren.

Lees Betaling zonder factuur: wat nu? voor de basis. Voor zoeken vanuit de volledige transactie ga je naar Factuur zoeken vanuit een bankbetaling. Voor het koppelen zelf zie Facturen koppelen aan banktransacties.

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, vervangt geen boekhouder, doet geen boekingen en dient geen btw-aangifte in. Vraag toegang aan als je betalingen en bewijsstukken in een vaste controle wilt verzamelen. Accounts worden voor organisaties ingericht, zonder openbare zelfaanmelding.