Facturen automatisch ophalen

TransactieMatcher vertrekt vanuit een geüpload bankafschrift. De betalingen daarop vormen een checklist van uitgaven waarvoor je bewijsstukken verwacht. Documenten uit e-mailmailboxen die jouw organisatie zelf heeft verbonden kunnen naast uploads en camera-opnamen worden verzameld. Je gebruikt opgehaalde documenten vervolgens om de checklist te onderbouwen, niet als los archief zonder relatie met de uitgaven.

Bepaal welke bron waarvoor dient

E-mail is vaak geschikt voor facturen, betaalbevestigingen en correspondentie. Een upload helpt bij bestanden die al zijn gedownload. Een camera-opname is praktisch voor een papieren bon. Gebruik een bron alleen voor wat er werkelijk beschikbaar is. Voor portalen geldt dat een provider alleen aanvullend kan worden gebruikt wanneer die voor jouw organisatie ondersteund en ingeschakeld is.

Dit betekent dat geen enkele bron volledige dekking belooft. Een factuur kan bij een collega liggen, nog niet zijn verstuurd of alleen na een kopieverzoek beschikbaar komen. Zie automatisch ophalen daarom als ondersteuning bij een periodecontrole. De open betalingen laten daarna zien waar een gerichte menselijke actie nodig is.

Vergelijk vóór je koppelt

Open een opgehaald document en vergelijk leverancier, bedrag, factuurnummer, datum, tijdvak en omschrijving met de betaalregel. Als betaling en factuurdatum verschillen, zoek dan een tweede overeenkomst zoals een bestelnummer of product. Bij terugkerende kosten is een vorige factuur geen veilige vervanger van de huidige. Houd onzekere kandidaten apart totdat je het verband kunt uitleggen.

Een orderbevestiging of betalingsbewijs is bruikbare achtergrond, maar niet altijd de factuur die je zoekt. Voeg die informatie bij een open regel toe en noteer de volgende stap. Zo kan een collega of boekhouder zien wat er is gecontroleerd zonder hetzelfde zoekwerk opnieuw te doen.

Automatiseer de routine, niet het oordeel

Een vaste volgorde geeft ‘automatisch’ betekenis: upload afschrift, verzamel uit gekozen bronnen, beoordeel duidelijke kandidaten, koppel alleen wat past en behandel de open lijst. Plan dit vlak na afloop van de maand. Leveranciers en interne contactpersonen zijn dan nog herkenbaar en eventuele kopieën zijn eenvoudiger op te vragen.

De routine hoeft niet lang te duren. Begin bij grote bedragen, onbekende tegenpartijen en posten met een korte aanleverdeadline. Groepeer daarna terugkerende leveranciers. Het doel is niet elk bestand direct te verwerken, maar snel te zien welke betalingen gedekt zijn en welke niet. Een zichtbare uitzondering is betrouwbaarder dan een automatische koppeling die niet gecontroleerd is.

Houd toegang en overdracht gescheiden

De organisatie beheert zelf de mailboxen en eventuele portaltoegang. Je externe boekhouder krijgt geen wachtwoorden. Na je controle kun je een geselecteerd pakket met documenten en open vragen downloaden of per e-mail versturen. Daarmee kan de boekhouder de verdere verwerking beoordelen op basis van dezelfde feiten die jij hebt verzameld.

TransactieMatcher is geen e-maildienst, geen boekhoudpakket en geen vervanging van je boekhouder. Het dient geen btw-aangifte in en maakt geen boekingen in andere software. Het helpt documenten en betalingsregels in een gecontroleerde voorbereiding samen te brengen.

Kies steeds een concrete vervolgstap

Voor iedere open regel kun je kiezen: gerichter in een mailbox zoeken, downloads bekijken, een collega vragen, een bon toevoegen of een kopie bij de leverancier aanvragen. Noteer datum, bedrag en bekende referentie bij die actie. Daardoor blijft de lijst werkbaar en groeit een ontbrekend document niet uit tot een vaag probleem bij de volgende afsluiting.

Houd een eenvoudige bronlijst bij

Maak duidelijk welke mailboxen, uploadlocaties en eventuele ondersteunde portals in deze periode zijn gebruikt. Dat hoeft geen technisch overzicht te zijn; een korte lijst voorkomt dat een open regel onterecht als vergeten wordt gezien. Als een bron niet relevant is voor een leverancier, hoef je hem ook niet te doorzoeken. Zo blijft automatisch ophalen gericht op werkelijk bruikbare routes.

Het vervangt geen boekhouder.

Behandel mislukte opvolging zichtbaar

Reageert een leverancier nog niet op een kopieverzoek, zet dan datum en volgende opvolgmoment bij de betaalregel. Laat de betaling niet verdwijnen omdat de eerste actie is uitgevoerd. Een zichtbare status maakt duidelijk dat het dossier in behandeling is en helpt bij een latere overdracht aan je boekhouder.

Voor zoeken in de inbox lees je Facturen zoeken in je e-mail. Voor de totale verzamelstap zie Facturen automatisch verzamelen. Voor het controleren na afloop helpt Automatische controle op ontbrekende facturen.

Vraag toegang tot TransactieMatcher aan wanneer je facturen uit eigen bronnen rond een gecontroleerd betaaloverzicht wilt ophalen. Accounts worden voor organisaties ingericht; openbare zelfaanmelding is niet beschikbaar.