Betaling en factuur vergelijken

Neem de bankregel als uitgangspunt en zet de feiten erbij: transactiedatum, bedrag, omschrijving, tegenpartij, referentie en de richting van de betaling. Pak daarna de mogelijke factuur erbij. Begin niet meteen met conclusies. Eerst kijk je welke gegevens overeenkomen en welke verschillen. Pas daarna bepaal je of het verband duidelijk genoeg is om vast te leggen.

De vijf punten van een goede vergelijking

Controleer bij iedere mogelijke match dezelfde onderdelen. Dat houdt de werkwijze rustig en voorkomt dat je bij bekende leveranciers minder kritisch wordt.

1. Bedrag. Komt het betaalde bedrag overeen met het factuurtotaal? Zo niet, is er een concrete verklaring?
2. Datum. Past de transactiedatum bij de factuurdatum, vervaldatum of afgesproken betaalmoment?
3. Naam. Herken je de leverancier, handelsnaam, betaalreferentie of tussenpartij?
4. Referentie. Zie je een factuurnummer, ordernummer, abonnementsnummer of omschrijving terug?
5. Context. Past de aankoop bij de activiteit, periode of persoon die de betaling deed?

Eén passend kenmerk is vaak te weinig. Twee of meer samenhangende aanwijzingen geven een stevigere basis. Blijft er een verschil, schrijf dan op wat het verklaart. Daarmee wordt een koppeling niet alleen een vinkje, maar een navolgbaar onderdeel van je voorbereid dossier.

Leer afwijkingen herkennen zonder te gokken

Een afwijkend bedrag kan ontstaan door een verzamelbetaling, een gedeeltelijke betaling, korting, retour, creditfactuur of bijkomende kosten. Een afwijkende naam kan wijzen op een handelsnaam of betaaldienst. Dat zijn geen automatische vrijbrieven. Zoek naar informatie die de afwijking ondersteunt, bijvoorbeeld de referentie in de omschrijving, een e-mail over de combinatie van facturen of een duidelijke vermelding op het document.

Vind je die informatie niet, markeer de vergelijking dan als onzeker. Een open vraag is goed beheerbaar: je kunt een leverancier of collega precies vertellen welke betaling je onderzoekt. Een verkeerde koppeling is lastiger, omdat die later eerst moet worden ontdekt en losgemaakt.

Vergelijk ook de soort transactie

Voordat je naar een factuur zoekt, bepaal je of het wel om een leveranciersbetaling gaat. Een interne overboeking, belastingbetaling, geldopname, terugbetaling of privécorrectie kan een heel andere onderbouwing vragen. Kijk naar het teken van de transactie en naar de gehele omschrijving. Bij een bijschrijving zoek je niet automatisch naar een inkoopfactuur.

Als je niet zeker weet welke documentsoort nodig is, leg dan de feiten voor aan je boekhouder. Dat is vooral verstandig bij ongebruikelijke transacties. De vergelijking helpt je om de juiste informatie bijeen te brengen; hij vervangt niet de inhoudelijke beoordeling van de administratie.

Zoek doelgericht naar aanvullende informatie

Vind je nog geen factuur, doorzoek dan zakelijke mailboxen, downloads, gedeelde folders, uploads en scans. Zoek met meerdere aanknopingspunten: leverancier plus datum, bedrag plus maand of een stuk van de bankreferentie. Een betaalbevestiging of orderbevestiging kan de route naar de leverancier aangeven, maar is niet vanzelf hetzelfde als een factuur.

Gebruik je een portal, doe dat alleen voor een provider die voor jouw organisatie ondersteund en ingeschakeld is. Controleer een gevonden bestand vervolgens aan de hand van de vijf punten. Als niets past, noteer dan de volgende actie en wat je al hebt geraadpleegd. Dat geeft structuur aan de opvolging en voorkomt dat dezelfde regel steeds opnieuw vanaf nul wordt onderzocht.

Vergelijken in TransactieMatcher

TransactieMatcher maakt van een geüpload bankafschrift een checklist met betalingen en verwachte bewijsstukken. Je verzamelt documenten via verbonden e-mailmailboxen, upload of de camera. Alleen voor organisatie-specifiek ondersteunde en ingeschakelde providers kan een portaal een aanvullende bron zijn.

Je zet de gevonden documenten naast de betaalregels en werkt duidelijke gevallen af. Twijfelgevallen en ontbrekende stukken blijven zichtbaar. Wanneer je de voorbereiding wilt overdragen, download je het pakket of deel je het per e-mail met je externe boekhouder. Die krijgt de geselecteerde informatie, zonder toegang tot je mailboxen of portals.

Gebruik de uitkomst als voorbereiding

Een duidelijke vergelijking helpt je administratie voorbereiden, maar is geen automatische boeking. TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, vervangt geen boekhouder, doet geen btw-aangifte en boekt niet in andere software. Laat je boekhouder beoordelen hoe uitzonderingen en het bewijs in jouw situatie worden verwerkt.

Heb je meerdere mogelijke documenten, lees dan welke factuur hoort bij deze betaling?. Voor een bredere routine zie zakelijke banktransacties controleren. Als er nog geen passend stuk is, helpt betaling zonder factuur: wat nu?.

Vraag toegang tot TransactieMatcher aan om betalingen en documenten stap voor stap naast elkaar te zetten. Accounts zijn bedoeld voor organisaties en worden niet via openbare zelfaanmelding verstrekt.

Je koppelt zelf mailboxen en eventuele portals; je boekhouder krijgt geen wachtwoorden.

Gerelateerde pagina’s

• Welke factuur hoort bij deze betaling?
• Zakelijke banktransacties controleren
• Betaling zonder factuur: wat nu?