Heeft deze betaling een factuur?

Een bekende leverancier of een gelijk bedrag alleen is niet altijd genoeg. Een factuur kan een andere datum hebben, een leverancier kan via een betaaldienst afschrijven en terugkerende kosten kunnen sterk op elkaar lijken. Een rustige vergelijking voorkomt een koppeling die later weer moet worden hersteld.

Welke kenmerken vergelijk je?

Begin met het totaalbedrag en de periode. Kijk daarna naar leverancier, factuurnummer, bestelling en de omschrijving die op de betaling staat. Bij meerdere mogelijke documenten helpt het om ze naast elkaar te houden voordat je kiest. Een afwijking is niet altijd een probleem, maar moet wel verklaarbaar blijven.

Zie je alleen een orderbevestiging of betaalbevestiging? Bewaar die als spoor, maar behandel hem niet automatisch als de factuur. Mogelijk zit de pdf in een ander e-mailbericht of moet de leverancier nog een kopie leveren. Je boekhouder kan beoordelen welk bewijs in de situatie nodig is.

Controleer iedere regel op dezelfde manier

1. Noteer datum, bedrag, omschrijving en mogelijke tegenpartij.
2. Zoek in zakelijke mailbox, downloads, uploads en bij bonnetjes.
3. Controleer waar relevant een providerportaal dat ondersteund en ingeschakeld is.
4. Vergelijk minstens twee kenmerken van document en betaling.
5. Koppel duidelijke gevallen; laat twijfel als open punt staan.
6. Kies bij geen match een actie en noteer wat al is geprobeerd.

Deze vaste volgorde maakt je controle overdraagbaar. Als een collega een bon of factuur toevoegt, kan die zien om welke betaling het ging. Als je boekhouder vragen heeft, krijgt die een herkenbare regel met feiten in plaats van alleen een los document.

Hoe TransactieMatcher de vergelijking ondersteunt

TransactieMatcher zet een geüpload bankafschrift om in een checklist met betalingen en verwachte bewijsstukken. Je verzamelt documenten vanuit verbonden e-mailmailboxen, via upload of met de camera. Alleen providers die voor jouw organisatie ondersteund en ingeschakeld zijn, kunnen via een portaal als extra bron worden gebruikt.

Daarna vergelijk je de documenten met de betaalregels. Duidelijke koppelingen werk je af; regels zonder passend bewijs blijven zichtbaar. Wanneer je klaar bent, download je het pakket of stuur je het per e-mail naar je externe boekhouder. Die hoeft geen toegang te krijgen tot jouw mailboxen of portals.

Laat onduidelijkheid zichtbaar

Niet iedere regel hoeft direct een definitieve uitkomst te hebben. Een kopie kan onderweg zijn of een boekhouder kan aanvullende informatie nodig hebben. Noteer daarom ook je vervolg: ‘leverancier benaderd’, ‘bon bij collega’ of ‘toelichting gevraagd’. Dat is beter dan een document op gevoel koppelen en later niet meer weten waarom.

Lees voor de algemene aanpak Betaling zonder factuur: wat nu?. Als je wilt bepalen welk soort stuk je zoekt, zie Welk bewijsstuk hoort bij deze betaling?. Voor de vraag welke van meerdere facturen past, lees Welke factuur hoort bij deze betaling?.

Vergelijk ook de richting van de betaling

Kijk bij het controleren niet alleen naar afschrijvingen. Een bijschrijving, terugbetaling of correctie kan een documentvraag anders maken dan een gewone aankoop. Zet daarom bij twijfel ook het teken en de omschrijving van de bankregel in je notitie. Zo voorkom je dat je naar een inkoopfactuur zoekt terwijl eerst duidelijk moet worden wat voor betaling het is.

Als je meerdere mogelijke facturen hebt, leg ze dan kort naast elkaar met de bankregel erbij. Kies alleen wanneer de combinatie van bedrag, periode en leverancier logisch is. De extra minuut controle voorkomt dat een document later opnieuw moet worden losgekoppeld. Blijft geen van beide overtuigend, houd de regel dan zichtbaar en vraag gericht om aanvullende informatie.

Controleer zonder een valse zekerheid

Een afgevinkte regel is pas nuttig wanneer iemand anders kan volgen welk document erbij hoort. Bewaar daarom de betaalgegevens en het gevonden stuk samen. Komt er later nieuwe informatie, dan kun je de koppeling toetsen zonder opnieuw in alle bronnen te beginnen. Die eenvoudige discipline houdt je controlelijst betrouwbaar, ook als je de voorbereiding samen doet.

Wat TransactieMatcher niet doet

TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, vervangt geen boekhouder en verzorgt geen btw-aangifte. Het boekt niet in andere software. De klantorganisatie beheert mailbox- en eventuele portalwachtwoorden zelf; de boekhouder ontvangt alleen het pakket dat wordt gedeeld.

Vraag toegang tot TransactieMatcher aan om betalingen en documenten gestructureerd te vergelijken. Accounts worden voor organisaties ingericht en niet via openbare zelfaanmelding.

Je koppelt zelf mailboxen en eventuele portals; je boekhouder krijgt geen wachtwoorden.

Gerelateerde pagina’s

• Betaling zonder factuur: wat nu?
• Welk bewijsstuk hoort bij deze betaling?
• Welke factuur hoort bij deze betaling?