Bankafschrift controleren op facturen

Kies eerst een periode die je wilt afronden. Gebruik een compleet afschrift en zet de betaalregels in een lijst. Verzamel daarna de facturen en andere relevante bewijsstukken uit de plekken die jullie gebruiken. Werk van bankregel naar document, zodat je niet alleen naar de facturen kijkt die toevallig al in je mailbox of map staan. Juist de afschrijving zonder zichtbaar stuk wordt dan een concrete actie.

Bepaal voor welke regels je een factuur verwacht

Niet iedere transactie op een zakelijk afschrift is een leveranciersbetaling. Een interne overboeking, loonbetaling, belastingbetaling, terugbetaling of geldopname vraagt om een andere beoordeling. Leg daarom eerst vast wat je denkt te zien: een inkoop, abonnement, reiskosten, correctie of iets anders. Bij twijfel hoef je niet direct een document te koppelen; je kunt de regel eerst labelen als uit te zoeken.

Voor uitgaven aan leveranciers is een factuur vaak een logisch startpunt. Maar een pinbon, declaratie of andere onderbouwing kan in jouw werkwijze ook relevant zijn. Overleg bij uitzonderingen met je boekhouder welk stuk nodig is. Daarmee voorkom je dat je een willekeurig bestand opslaat om een regel van de lijst te laten verdwijnen.

Vergelijk altijd meer dan één kenmerk

Controleer een mogelijke factuur op minstens twee kenmerken voordat je hem bij een bankregel plaatst. Kijk bijvoorbeeld naar:

1. Het betaalde bedrag en het factuurtotaal.
2. De datum van betaling en de factuurdatum of betaaltermijn.
3. De leverancier, handelsnaam of betaalreferentie.
4. Een ordernummer, factuurnummer of omschrijving.
5. Of er een deelbetaling, creditfactuur of verzamelfactuur in het spel is.

Een passend bedrag alleen geeft geen zekerheid. Ook een bekende leverancier kan meerdere vergelijkbare facturen sturen. Andersom kan een echte match een afwijkende naam op de bankregel hebben. Beschrijf kort wat de afwijking verklaart, bijvoorbeeld dat een betaaldienst heeft geïncasseerd of dat twee facturen in één overschrijving zijn voldaan. Is die verklaring er niet, houd de regel dan open.

Zoek op een manier die overdraagbaar blijft

Doorzoek de zakelijke mailbox, downloads, gedeelde documentmappen, uploads en verzamelde bonnetjes. Gebruik een combinatie van zoektermen: leverancier plus maand, bedrag plus datum, of het referentienummer uit de bankomschrijving. Soms vind je eerst een orderbevestiging of betaalbevestiging. Dat kan de zoektocht helpen, maar controleer of er ook een factuur of ander passend bewijsstuk beschikbaar is.

Een ondersteunende portalbron kan alleen worden gebruikt wanneer de betreffende provider voor jouw organisatie ondersteund en ingeschakeld is. Zie zo’n bron als één van de plekken om een document te vinden, niet als een garantie dat alles daar staat. Als je een kopie moet opvragen, noteer de datum en leverancier. De volgende controle kan dan voortbouwen op wat al is gedaan.

Werk de uitzonderingen bewust af

Sommige betalingen passen niet netjes bij één factuur. Denk aan een aanbetaling, abonnement dat vooraf wordt betaald, kosten die via een medewerker lopen of een bedrag waar een credit tegenover staat. Probeer die niet met een standaardregel te forceren. Zet de feiten bij elkaar en vraag gericht om uitleg als je die mist.

Maak ook zichtbaar welke regels wachten op een vervolg. Een korte status als ‘factuur in mailbox gezocht’, ‘leverancier benaderd’ of ‘boekhouder laten beoordelen’ voorkomt dubbel werk. Het is nuttiger om vijf open vragen goed te documenteren dan om vijf onzekere koppelingen als klaar te markeren.

Facturen naast je bankafschrift in TransactieMatcher

Met TransactieMatcher upload je een bankafschrift en bouw je een checklist van betalingen en verwachte bewijsstukken. Documenten kun je verzamelen vanuit verbonden e-mailmailboxen, door ze te uploaden of met de camera vast te leggen. Voor organisatie-specifiek ondersteunde en ingeschakelde providers kan een portaal als aanvullende documentbron beschikbaar zijn.

Je vergelijkt vervolgens de gevonden stukken met de betaalregels. Koppelingen die duidelijk zijn werk je af; ontbrekende of twijfelachtige documenten blijven als aandachtspunt zichtbaar. Na de voorbereiding kun je het pakket downloaden of per e-mail naar je externe boekhouder sturen. Je boekhouder krijgt geen toegang tot de mailboxen of portals van je organisatie.

Geen boekhoudkundige beslissing automatiseren

TransactieMatcher helpt bij verzamelen en structureren. Het is geen boekhoudpakket, vervangt geen boekhouder en boekt geen transacties in andere software. Ook verzorgt het geen btw-aangifte. Laat de inhoudelijke verwerking en de beoordeling van bijzondere situaties bij de persoon die daarvoor verantwoordelijk is.

Lees facturen compleet controleren als je vanuit documenten wilt terugkijken naar je dossier. Voor een losse afschrijving is factuur bij afschrijving zoeken een goed vertrekpunt. Is er nog geen document, zie dan betaling zonder factuur: wat nu?.

Vraag toegang tot TransactieMatcher aan om bankregels en documenten in een overzichtelijke voorbereiding samen te brengen. Accounts worden voor organisaties ingericht, niet via openbare zelfaanmelding.

Je koppelt zelf mailboxen en eventuele portals; je boekhouder krijgt geen wachtwoorden.

Gerelateerde pagina’s

• Facturen compleet controleren
• Factuur bij afschrijving zoeken
• Betaling zonder factuur: wat nu?