Welke stukken missen nog bij deze klant?

U kunt die cyclus eerder laten beginnen bij de klant. Niet door het klantdossier naar een kantoormedewerker te verplaatsen, maar door de klant een concrete voorbereiding te laten doen. Wie eigen betalingen naast aanwezige documenten ziet, kan veel sneller aangeven wat er nog gezocht, aangevraagd of verklaard moet worden.

TransactieMatcher helpt daarbij met een checklist op basis van het bankafschrift. De klant gebruikt het product in de eigen organisatie en levert daarna een pakket aan uw kantoor. Uw rol blijft het beoordelen van de administratie en de uitzonderingen.

Een lijst is beter dan een gevoel van onvolledigheid

Een map met bestanden kan groot zijn en toch belangrijke stukken missen. Ook een klant die zegt alles te hebben verstuurd, bedoelt vaak: alles wat gemakkelijk te vinden was. Pas wanneer betalingen als uitgangspunt dienen, wordt duidelijk of een document bij een specifieke afschrijving ontbreekt.

Dat geeft de klant een afgebakende actie. Bij een open regel kan die zoeken op datum, bedrag of leverancier, een bijlage uit de eigen mailbox uploaden, een bon vastleggen of de leverancier om een kopie vragen. Soms is er geen factuur en is een toelichting nodig. Die toelichting is ook waardevolle informatie: ze voorkomt dat uw team zonder context blijft gissen.

Welke stukken kunnen ontbreken?

Het gaat niet alleen om inkoopfacturen. Denk aan kassabonnen, digitale aankoopbevestigingen, abonnementen, creditnota’s, declaraties en stukken bij zakelijke uitgaven. Ook kan een betaling afwijken van de factuur door een korting, deelbetaling of terugbetaling. Het doel is niet om elke bankregel automatisch als factuur te behandelen. Het doel is om bewijs of uitleg daar zichtbaar te maken waar die nog niet voorhanden is.

Daarmee blijft ruimte voor uw professionele oordeel. U bepaalt of een document voldoende is, of een betaling zakelijk verwerkt kan worden en welke verdere vraag nodig is. TransactieMatcher is geen boekhoudpakket, maakt geen grootboekboekingen en dient geen btw-aangifte in. Het helpt alleen de klant om het bronmateriaal voorbereid aan te leveren.

Zo werkt de klantvoorbereiding

De klantorganisatie uploadt een bankafschrift als PDF of geschikt bankexportbestand. TransactieMatcher maakt daarvan een checklist met betalingen en verwachte bewijsstukken. De klant kan facturen en bonnen uploaden, bewijs met de camera vastleggen en documenten verzamelen uit mailboxen die de klant zelf heeft verbonden. Voor providerportalen geldt dat ze alleen kunnen worden gebruikt wanneer ze voor de organisatie ondersteund en ingeschakeld zijn. Er is geen belofte dat alle leveranciers of alle documenten automatisch worden opgehaald.

Vervolgens koppelt de klant documenten aan duidelijke betalingen. Open punten blijven zichtbaar totdat de klant ze kan aanvullen of toelichten. Het voorbereide resultaat kan worden gedownload of per e-mail naar de externe boekhouder worden verstuurd. Zo ontvangt u een basis om te controleren in plaats van alleen een verzameling losse bestanden.

Maak van open punten een vaste stap

Een kantoor kan klanten vragen om niet te wachten tot er een herinnering komt. Neem de bankafschriftcontrole op in de maandroutine vóór de aanleverdeadline. Vraag de klant om open punten niet te verbergen: een ontbrekende factuur, een nog te ontvangen duplicaat of een onbekende omschrijving mag zichtbaar blijven. Dat is betrouwbaarder dan een onjuiste koppeling die later hersteld moet worden.

U kunt de instructie aanvullen met uw eigen documentvereisten en deadlines. TransactieMatcher vervangt die afspraken niet. Het maakt ze wel concreter doordat klanten zelf per betaling zien waar actie nodig is. Verwijs voor een specifieke factuurroutine naar Ontbrekende facturen bij klanten, voor uw controle naar Administratie van een klant controleren en voor een brede aanleverafspraak naar Klanten hun administratie compleet laten aanleveren.

Het vervangt geen boekhouder. Je koppelt zelf mailboxen en eventuele portals; je boekhouder krijgt geen wachtwoorden.

Toegang en vertrouwelijkheid blijven helder

De klantorganisatie houdt zelf de regie over mailboxen en eventuele portallogins. Wanneer de klant deze bronnen binnen TransactieMatcher koppelt, ontvangt uw kantoor geen e-mailwachtwoorden, tokens, cookies of portalsessies. U krijgt uitsluitend het pakket dat de klant bewust per e-mail deelt of heeft gedownload. Dat is een duidelijke vertrouwensgrens tussen voorbereiding bij de klant en beoordeling door het kantoor.

Er is in deze route geen geleverd praktijkdashboard, klantlijst of kantoorinlog om dossiers van meerdere klanten te beheren. De cliënt werkt zelf en stuurt het resultaat naar u. Wilt u klanten deze voorbereiding laten gebruiken? Vraag toegang tot TransactieMatcher aan voor de betreffende klantorganisatie. Accounts worden ingericht; openbare zelfaanmelding is niet beschikbaar.