Facturen verzamelen
Is een bon genoeg zonder factuur?
Of een bon genoeg is zonder factuur, hangt af van de uitgave, de informatie op de bon en de verwerking die je boekhouder moet beoordelen. Een kassabon kan een belangrijk bewijsstuk zijn, maar een bon en factuur zijn niet altijd uitwisselbaar. Behandel de bon daarom als het document dat je hebt, koppel hem zorgvuldig aan de betaling en leg open vragen voor aan je boekhouder.
Zo ziet controle eruit in de praktijk
Voorgestelde koppeling
- Bol.com Gevonden in Gmail
- Adobe Factuur in Gmail
- NS Business Card Nog geen document
- KPN Zakelijk Upload 2 dagen geleden
Bewijsstukken horen bij de juiste betaling.
Facturen, bonnetjes en toelichtingen staan bij de betaling die je controleert, niet verspreid over mappen en chats.
Uitgebreide uitleg
De veilige eerste stap is niet zelf een algemene fiscale conclusie trekken. Controleer wat er op de bon staat: leverancier, datum, bedrag en wat er is gekocht. Vergelijk die gegevens met je bankregel of kaartbetaling. Ontbreekt er relevante informatie, zoek dan verder naar een factuur, orderbevestiging of kopie en houd duidelijk bij wat nog niet is gevonden.
Bekijk de bon als onderdeel van de transactie
Een bon zonder bijbehorende factuur is niet automatisch een probleem, maar ook niet automatisch afgerond. Begin met de vraag welke aankoop de bon onderbouwt. Controleer het betaalmoment, het bedrag en de leveranciersnaam. Let op verschillen die verklaarbaar kunnen zijn, zoals een kaartbetaling die later is afgeschreven, een fooi, korting of een samengestelde betaling.
Leesbaarheid telt. Een vaag gefotografeerde thermische bon zonder herkenbaar totaalbedrag helpt weinig bij een latere controle. Leg fysieke bonnetjes daarom zo snel mogelijk scherp vast en zorg dat alle randen en gegevens zichtbaar zijn. Bewaar het originele exemplaar of volg de bewaarafspraken die voor jouw organisatie gelden. Je boekhouder kan aangeven hoe je daar het beste mee omgaat.
Een betaalbewijs toont vaak alleen dat geld is afgeschreven. Het zegt niet altijd wat er is geleverd of welke gegevens op het onderliggende document staan. Combineer het daarom niet gedachteloos met een bon die op dezelfde dag is gemaakt. Zoek naar een duidelijke overeenkomst in leverancier, bedrag en aankoop. Is de match onzeker, noteer dat in plaats van hem definitief te maken.
Vraag door wanneer de bon te weinig vertelt
Staat er alleen een algemeen kassatotaal op, of is de leveranciersnaam onduidelijk? Probeer dan meer context te verzamelen. Denk aan een bestelmail, een agenda-afspraak, een projectnotitie of de naam van de medewerker die de aankoop deed. Dit helpt je boekhouder het dossier te begrijpen, maar vormt geen vervanging voor informatie die op een factuur of beter bewijsstuk nodig kan zijn.
Bij een online leverancier is een factuur vaak nog op te halen vanuit de accountomgeving of een e-mail. Vraag desnoods om een kopie van de oorspronkelijke factuur. Bij een fysieke winkel kun je informeren of een duplicaatbon mogelijk is. Geef daarvoor datum, bedrag, vestiging en betaalwijze door. Vraag om een kopie van de werkelijke transactie, niet om een nieuw document dat achteraf is aangepast.
Soms blijft alleen de bon beschikbaar. Geef die dan mee met de gekoppelde betaalregel en beschrijf kort wat je hebt gecontroleerd. Laat je boekhouder beoordelen of dit voor de administratie voldoende is of dat een aanvullende toelichting of ander document nodig blijft. Die zorgvuldigheid is nuttiger dan een stellig antwoord dat niet bij iedere situatie past.
Houd fysieke en digitale stukken samen
De uitdaging zit vaak niet in het bestaan van de bon, maar in het terugvinden ervan wanneer de maand wordt afgesloten. Verzamel daarom direct na aankoop: maak een foto, upload een digitaal bewijsstuk of bewaar het in een afgesproken map. Gebruik dezelfde naamgeving of notitie bij de bankregel, zodat je later niet uitsluitend op geheugen zoekt.
Met TransactieMatcher begin je bij een geüpload bankafschrift. Het hulpmiddel maakt een checklist van betalingen en verwachte bewijsstukken. Je kunt documenten uit verbonden e-mailmailboxen verzamelen, bestanden uploaden en bonnetjes met de camera vastleggen. Daarna vergelijk je document en betaling, koppel je wat duidelijk past en laat je onzekere of ontbrekende regels open voor vervolg.
TransactieMatcher bepaalt niet of een bon in jouw situatie voldoende is. Het is geen boekhoudpakket, vervangt geen boekhouder, doet geen boekingen in andere software en dient geen btw-aangifte in. Na je voorbereiding kun je een pakket downloaden of per e-mail naar je externe boekhouder sturen. Je boekhouder hoeft daarvoor nooit jouw mailbox- of portalwachtwoorden te krijgen.
Bekijk eerst Bewijsstukken verzamelen voor je administratie voor de complete werkwijze. Als het bonnetje ontbreekt, helpt Bonnetje kwijt voor de boekhouding. Voor de koppeling met het afschrift lees je Bon koppelen aan een bankbetaling. Een betaalregel zonder document behandel je verder in Betaling zonder factuur: wat nu?.
Werk met een controle, niet met aannames
Loop aan het eind van elke periode de betalingen zonder gekoppeld stuk na. Begin bij hogere bedragen of onbekende leveranciers en leg vragen voor zolang de aankoop nog vers in het geheugen ligt. Vraag toegang tot TransactieMatcher aan als je bewijsstukken en betaalregels per periode wilt voorbereiden. Accounts worden voor organisaties ingericht; openbare zelfaanmelding is niet beschikbaar.
Je koppelt zelf mailboxen en eventuele portals; je boekhouder krijgt geen wachtwoorden.
Gerelateerde pagina’s
Van openstaande betaling naar compleet dossier.
Je ziet per betaling wat nog ontbreekt, vult gericht aan vanuit mail en uploads, en levert één maandpakket aan bij je boekhouder. Minder heen-en-weer, minder last-minute zoeken.
- Start bij het bankafschrift als checklist.
- Zie meteen welke betalingen nog bewijs nodig hebben.
- Koppel facturen en bonnetjes aan de juiste betaling.
- Stuur één compleet dossier door naar je boekhouder.
Verder lezen
Past dit bij jouw administratie?
Je bankafschrift wordt een checklist die steeds korter wordt. Ervaar het nu.
- Werkt naast je huidige boekhouding
- Start bij je bankafschrift